行動辦公室 vs.新流感

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◎文/張寶誠

  根據世界衛生組織指出,全球已有40個國家通報出現新流感(H1N1)疫情,在香港、日本相繼出現病例後,我國疾管局20日也證實台灣出現首例境外移入病例。在全球化的時代,病毒傳遞不亞於資訊傳播的速度,切勿存有懈怠與僥倖心理,期待疫情不會發生,應思考的是危機管理計畫是否滴水不漏,能否在第一時間全面性、及時性進行危機管理動員,確保企業運作不受影響。

  積極的做法是主動地預應(Proactive),將「事後」的「危機處理」,推演到「事前」的「危機管理」。

  危機管理的重點包含:

  危機規劃:蒐集相關資料與案例,擬定任務編組及處理程序。
  危機演練:透過訓練使組織成員具備相關專業知識,並在危機情境下能做出創造性的決策,研擬行動方案。
  危機資源管理:確保危機指揮中心能迅速且彈性調度資源,創造最大效益,避免資源浪擲。

  在SARS時期,中國生產力中心制定一套防疫機制,為預應新流感疫情,目前已啟動防疫機制,發給員工口罩,徹底執行每日測量體溫,體溫超過37度者一律請假;員工公出返國後,特別留心自我檢測。

  此外,行之有年的行動辦公室 (Mobile Office),結合知識管理平台運作,平日即致力於知識蓄積、加值及風險管控,一旦疫情暴發或蔓延,「虛擬企業」的模式可立即因應。

  Mobile Office的環境須高度資訊化,並奠基於良好的知識管理,日常就要充分融入組織成員的工作與生活中,以中國生產力中心的Mobile Office為例,已建置多樣化資訊平台如:

  通訊系統:電話語音、E-Mail、差勤管理、視訊會議等。
  資訊分享系統:顧客資料庫、專案管理、電子表單系統等。
  知識管理系統:標案管理、財務管理、人資管理、輔導智庫、數位圖書室、知識社群、部門社群等。

  除讓組織業務運作順暢,後勤支援完備外,組織成員更能夠在Anytime、Anywhere、Any Device,快速進入各項系統執行工作。如此,即使辦公室因疫情關閉或移至任何一處「臨時指揮中心」,都不會對整體業務及組織運作造成影響。

  《孫子兵法九變篇》有云:「用兵之法,無恃其不來,恃吾有以待也;無恃其不攻,恃吾有所不可攻也。」危機從來不會絕跡,有效的預應之道就是反覆確認:準備好了嗎?

【本文作者為中國生產力中心總經理,刊登於2009-05-25/經濟日報/D2版/經營管理,非經同意不得轉載、刊登】

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