行動辦公室 vs.新流感

◎文／張寶誠

　　根據世界衛生組織指出，全球已有40個國家通報出現新流感(H1N1)疫情，在香港、日本相繼出現病例後，我國疾管局20日也證實台灣出現首例境外移入病例。在全球化的時代，病毒傳遞不亞於資訊傳播的速度，切勿存有懈怠與僥倖心理，期待疫情不會發生，應思考的是危機管理計畫是否滴水不漏，能否在第一時間全面性、及時性進行危機管理動員，確保企業運作不受影響。

　　積極的做法是主動地預應（Proactive），將「事後」的「危機處理」，推演到「事前」的「危機管理」。

　　危機管理的重點包含：

• 危機規劃：蒐集相關資料與案例，擬定任務編組及處理程序。

• 危機演練：透過訓練使組織成員具備相關專業知識，並在危機情境下能做出創造性的決策，研擬行動方案。

• 危機資源管理：確保危機指揮中心能迅速且彈性調度資源，創造最大效益，避免資源浪擲。

　　在SARS時期，中國生產力中心制定一套防疫機制，為預應新流感疫情，目前已啟動防疫機制，發給員工口罩，徹底執行每日測量體溫，體溫超過37度者一律請假；員工公出返國後，特別留心自我檢測。

　　此外，行之有年的行動辦公室 (Mobile Office)，結合知識管理平台運作，平日即致力於知識蓄積、加值及風險管控，一旦疫情暴發或蔓延，「虛擬企業」的模式可立即因應。

　　Mobile Office的環境須高度資訊化，並奠基於良好的知識管理，日常就要充分融入組織成員的工作與生活中，以中國生產力中心的Mobile Office為例，已建置多樣化資訊平台如：

• 通訊系統：電話語音、E-Mail、差勤管理、視訊會議等。

• 資訊分享系統：顧客資料庫、專案管理、電子表單系統等。

• 知識管理系統：標案管理、財務管理、人資管理、輔導智庫、數位圖書室、知識社群、部門社群等。

　　除讓組織業務運作順暢，後勤支援完備外，組織成員更能夠在Anytime、Anywhere、Any Device，快速進入各項系統執行工作。如此，即使辦公室因疫情關閉或移至任何一處「臨時指揮中心」，都不會對整體業務及組織運作造成影響。

　　《孫子兵法九變篇》有云：「用兵之法，無恃其不來，恃吾有以待也；無恃其不攻，恃吾有所不可攻也。」危機從來不會絕跡，有效的預應之道就是反覆確認：準備好了嗎？

【本文作者為中國生產力中心總經理，刊登於2009-05-25/經濟日報/D2版/經營管理，非經同意不得轉載、刊登】