啟動移地作業演練

　　危機預應與情境規劃等議題，絕對要強調「落實演練」的重要性。缺乏演練，就如同慣於紙上談兵的將士，一旦親臨戰場，別說要打勝仗，可能連生死都難卜。唯有結合組織學習，建立參與問題界定及解決方法的集體學習流程、定期演練、持續改善，否則將會功虧一簣。

　　舉例來說，全球暖化導致氣候極端變化，地震、風災、水災頻仍，加之傳染疫病如新流感等蔓延危機，甚至如911事件等人為禍害，隨時可能對企業或組織營運投下震撼彈。

　　企業或組織皆應自我檢視，一旦災變或危機發生必須移地作業，你的組織、人員、系統、流程，有能力、有經驗可立即啟動並迅速恢復正常作業嗎？

　　近日中國生產力中心啟動為期兩天的移地作業演練，測試與整備資訊系統移地作業的能力，並培訓人員移地作業應變力。第一波演練對象為北區行政單位包括總經理室、行政與顧客服務室、人資室、會計室、法務室與稽核室等，共同移師至承德教育訓練中心作業。

　　移地作業須考量因素包括：一、事前準備：場地、設備、流程、運輸等。二、基本環境：電話、電腦網路、電腦系統等。三、參與作業人員的應變力。

　　透過事前協調與整備、演練、檢討改善、問題解決，建立移地應變作業的標準作業流程，以下茲就移地作業演練的流程及經驗與大家分享。

　　一、事前準備階段：在協調整備分面，召開移地作業演練協調會，確定參與演練部門與人員名單。盤點清單包括移地作業各組物品盤檢清單、移地作業辦公區建置採購清單、服務流程變更及配合事項。

　　在任務分工上，設立總召集人、應變中心、電腦網路小組、應用系統小組、總務小組、作業小組，依規劃的工作職掌，各司其職。

　　二、演練實施階段：啟動演練，設備打包，督導貨運，進駐移地作業區，布置及電腦設備架設就定位，檢視設備，按照日常作業模式正式作業，狀況處理，演練結束，進行移地演練檢討會。

　　三、事後檢討與改善：在資料統計上，需統計服務成果、資訊系統測試數、業務流程處理數、電話接聽數等。在彙整問題與改善方案上，針對場地空間、電腦網路及設備、行政流程三方面，彙整參與人員遭逢的問題及建議事項，研擬改善方案 。

　　透過演練後，我們確定北區行政單位具備行動作業能力，一旦任何危機發生，可以迅速移地作業。同時我們也思考在第二備援地或租借飯店場地定期演練，未來也將依序於各地區及各業務單位進行練務，務必讓所有組織成員具備應變的能力與經驗。

【本文作者為中國生產力中心總經理，刊登於2009-11-23/經濟日報/A16版/經營管理，非經同意不得轉載、刊登】