危機預應與情境規劃等議題,絕對要強調「落實演練」的重要性。缺乏演練,就如同慣於紙上談兵的將士,一旦親臨戰場,別說要打勝仗,可能連生死都難卜。唯有結合組織學習,建立參與問題界定及解決方法的集體學習流程、定期演練、持續改善,否則將會功虧一簣。
舉例來說,全球暖化導致氣候極端變化,地震、風災、水災頻仍,加之傳染疫病如新流感等蔓延危機,甚至如911事件等人為禍害,隨時可能對企業或組織營運投下震撼彈。
企業或組織皆應自我檢視,一旦災變或危機發生必須移地作業,你的組織、人員、系統、流程,有能力、有經驗可立即啟動並迅速恢復正常作業嗎?
近日中國生產力中心啟動為期兩天的移地作業演練,測試與整備資訊系統移地作業的能力,並培訓人員移地作業應變力。第一波演練對象為北區行政單位包括總經理室、行政與顧客服務室、人資室、會計室、法務室與稽核室等,共同移師至承德教育訓練中心作業。
移地作業須考量因素包括:一、事前準備:場地、設備、流程、運輸等。二、基本環境:電話、電腦網路、電腦系統等。三、參與作業人員的應變力。
透過事前協調與整備、演練、檢討改善、問題解決,建立移地應變作業的標準作業流程,以下茲就移地作業演練的流程及經驗與大家分享。
一、事前準備階段:在協調整備分面,召開移地作業演練協調會,確定參與演練部門與人員名單。盤點清單包括移地作業各組物品盤檢清單、移地作業辦公區建置採購清單、服務流程變更及配合事項。
在任務分工上,設立總召集人、應變中心、電腦網路小組、應用系統小組、總務小組、作業小組,依規劃的工作職掌,各司其職。
二、演練實施階段:啟動演練,設備打包,督導貨運,進駐移地作業區,布置及電腦設備架設就定位,檢視設備,按照日常作業模式正式作業,狀況處理,演練結束,進行移地演練檢討會。
三、事後檢討與改善:在資料統計上,需統計服務成果、資訊系統測試數、業務流程處理數、電話接聽數等。在彙整問題與改善方案上,針對場地空間、電腦網路及設備、行政流程三方面,彙整參與人員遭逢的問題及建議事項,研擬改善方案 。
透過演練後,我們確定北區行政單位具備行動作業能力,一旦任何危機發生,可以迅速移地作業。同時我們也思考在第二備援地或租借飯店場地定期演練,未來也將依序於各地區及各業務單位進行練務,務必讓所有組織成員具備應變的能力與經驗。
【本文作者為中國生產力中心總經理,刊登於2009-11-23/經濟日報/A16版/經營管理,非經同意不得轉載、刊登】