找出核心問題

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  組織為了達成目標,實現願景,必須設定有效的發展策略,但在訂定策略及執行計畫時,管理者通常依個人經驗進行分析與判斷,難免會因主觀意識造成決策盲點。

  另一方面,各部門在設定目標與執行計畫時,也可能因立場及思考權重的不同,彼此產生矛盾與對立,甚至發生爭奪資源、惡性競爭的情況。

  如何在制定策略時不以偏蓋全,失去客觀,同時讓各部門,同心協力、相互配合,「瓶頸管理」不失為好方法。

  運用「限制理論」完整的邏輯思維與手法,就可以避免主觀盲點,又可以消除部門的矛盾與對立。

  首先,藉由繪製「現狀問題結構樹狀圖」(現況圖),找出核心問題,步驟如下:

  1.選定關鍵性成員參與:各部門一級主管都須參加,影響組織整體目標達成的直接或重要關係人也要參加。

  2.瓶頸問題的思考與記錄:每個人獨自思考並填寫問題,勿相互討論以免彼此干擾,並將問題寫在紙上,一張紙只寫一個問題。

  3.彙集問題:將每個人寫的問題分開黏貼在白板上,或鍵入電腦藉投影機投影至螢幕,並由主持人引導討論提出的問題,充分探討每個問題間的關聯性及前後順序,若意見分歧時,可採多數決的方式處理,或先暫時擱置之後再表決。

  4.形成問題關聯性的共識與問題排序:經過充分討論後,根據達成的共識將問題依順序及相互關係排列,以線條連接,形成問題樹狀圖。

  5.發現與思考第二輪問題:在思考與討論的過程中,很可能會激發出新的問題,針對遺漏的問題再進行重新思考。

  6.整合彙總補充的問題:在問題樹狀圖上找到最適當的位置,貼上補充的問題。

  7.問題共識的再討論:再次討論,將達到共識的結果,依關係重新繪製問題樹狀圖。最後,一一釐清樹狀圖上各項問題前後交叉關係,找出核心問題。

  找出核心問題後,接著尋求解決方案,為了避免各部門矛盾與對立現象的產生,可運用「對立消解法」(衝突圖),讓團隊達成共識,以達成共同目標,共創整體績效。

  對立消解法的步驟如下:確定最終共同目的→找出達成目的雙方必備的條件→依個別必備條件分別找出前提要求→從個別前提要求中發現對立要素→從個別要求、必備條件中發揮創意、加以思維→共同找出最佳解決方案。

  完整的解決方案還必須能夠描摹:「未來要改變成什麼樣子?」因此,需在現況圖有待突破的問題環節上填上對策,形成「未來對策結構樹狀圖」(未來圖),並仔細分析原本在現況圖上「不理想的事實」是否轉變為未來圖上的「滿意結果」。

  藉以上過程,有助於經營者與部門團隊共同制定及發展正確的策略,也能讓各部門更清楚自己的核心價值,配合量化指標、績效評估與成果追蹤的輔助,將能夠大幅提升管理精度。

【本文作者為中國生產力中心總經理,刊登於2010-01-11/經濟日報/A16版/經營管理,非經同意不得轉載、刊登】

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