數據管理提升組織效能

　　儘管天氣酷熱，並創下38.9度高溫的歷史紀錄，但節氣卻悄悄進入了「立秋」，意謂一年又過了一半。相信諸多企業正積極進行年中營運目標檢討與改善，以確保年終目標的達成。

　　營運目標是在每年年初時，由組織各級單位根據經營策略所設定的全年度工作目標，並進一步預估要達成目標所投入的各項資源。這是在企業經營上非常重要的一項制度，務必要讓組織中每個成員都能了解並戮力而行，達到以最少的資源投入，創造出最適化的成果，過程中更要透過月報表、季報表等制度掃除管理障礙，提升組織運作的效率與效能。

　　我經常說，現今企業處在完全競爭的年代，環境瞬息萬變，計劃趕不上變化。在實務的運作上，有必要針對年初所設定的營運目標進行檢討，透過檢討會議讓主管養成熟記各項數字指標，培養敏銳度。

　　其目的一方面透過數據管理找出影響團隊達成目標的限制因素，透過瓶頸管理出發，從中思考出解決之道，以將有限的資源，用在最重要的地方。另一方面則是領導階層能針對營運計劃的執行結果，掌握數據以外的資訊，對於後續改善作業抓到重點，做出正確且快速的策略決策。

　　對工作上各項相關數字敏銳且能舉一反三是主管必備的能力。當然，組織是各類專業人士所組建而成，有些主管的確不如財會人員對數字敏銳，但這是做事態度與工作應掌握的大原則。中高階主管一旦發覺有此等問題，則要透過專人教導與提供訓練課程，同時，更應進一步與其定下改善計劃並確實追蹤結果，絕不能等閒視之。

　　我以為，一位主管若想強化自身對數據管理能力並不難。舉例來說，每天都會接觸的財務報表指標如：個人的業績、個人去年同期的業績、資深同仁與資深同仁的業績；每月單位的業績；每季最高或最低月份的業績；近3～5年平均業績等，要將這些常用數字意義牢記在心。其次，經常透過計算與加總的練習，來了解每個數字組合的邏輯性，徹底釐清數字與數字之間的關連性。最後，則是透過表格化、圖像化方式幫數據加工。這般的循序漸進並反覆練習，在面對任何數字都能敏銳地判斷，隨時做出因應。

　　企業要能永續經營，須能培養每位主管能夠以落實數據管理能力。包括：學習如何進行分析；學習如何取得數據；學習如何規劃對策因應；如何落實改善。最終目的在結合經營資源、管理技術以及資訊系統，建立起企業整體的「數位儀表板」。

　　所以，不同層級主管對於數據管理應注意的數字也會有所不同。比方說，經營者要注意的是營業收入、淨利、營業活動現金流動、應收款項、短期金融負債比例、勞動生產力、勞動分配率等數字；中階主管要關心的是商品利益貢獻度、部門人事費用率、同業的業績等項目；基層主管則是營業額、人事費用率、人員有效產出率等數字。

　　回過頭來，落實數據管理更值得注意的是心態。當我們看到各種結果以數字呈現，也容易產生「數字信仰」而深信不疑，忽略了推敲隱藏在數字背後所要傳遞的真相。所以，也需更進一步引導主管要具備從組織面、商品面、服務面、時間面等多維角度切入，通透數字真正的故事。而在過程中，讓主管們養成新的分析角度析，進而從對競爭環境反應提升到預應的能力。

　　（本文由中國生產力中心總經理口述，黃麗秋整理，專欄每週一發表）