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「高效能管理者規劃工作時，不會先從任務著手，而會從時間管理著手」已故管理大師彼得‧杜拉克（Peter F Drucker）這句關於「時間管理」的金句，相信被很多追求高效能主管奉為座右銘，更身體力行善用紀錄、管理及整合零碎時間等方法，致力成為時間管理的高手。
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時間管理非等比成長
事實上，企業中都會因有一位擅長時間管理的員工而提高組織效能，依此結論，如法炮製把「一群」皆擅長時間管理的高手並集合在一起，就一定能變成高效能組織，答案恐怕不是吧！
為什麼呢？原因在於有些員工對工作有旺盛的企圖心，能利用時間管理發揮高績效；但是有些員工是下班過得比上班精彩，大部分將時間管理技巧運用在規劃下班後的活動而非在工作，自然績效不彰。
我經常說，工作壓力是怎麼來的？就是要在有限的時間限制下完成預定目標。工作得心應手時固然沒有什麼問題，但事實上並不可能！對於有企圖心的人而言，隨著業務不斷擴張，經常發現自己被排山倒海的會議、書信通訊所淹沒，導致長期處於喧囂、忙碌的景況中。每天被一堆瑣碎但又必須完成的事情所占據，因此覺得時間不夠。人總是會比較，容易受到組織的牽絆這種無形的限制力量，會讓原來個別都是高效能員工產生慣性，慣性久了就變成鈍性，鈍性久了就變成惰性，會破壞團隊的決心與企圖心，在組織氛圍下變得得過且過。
下午辦法說會股價跌停
如何透過時間管理提升團隊效能呢？首先，主是掌握同仁的「工作高峰期」？丹尼爾‧品克（Daniel H. Pink）教授去年入選有「美國管理學界奧斯卡」之稱的「Think50管理大師榜」。他花了2年時間，分析700多份跨領域的研究報告，從大數據中挖掘掌握時間的秘訣。在這些調查報告中指出，人的情緒會經歷高峰（通常是上午）；低谷（經常是下午）、反彈（經常是傍晚）三個階段；高峰期比較正向應該多做分析類的工作；低谷期應該做行政類的工作，而反彈期則適合做創意發想的工作。而《紐約大學》一項針對2,100家上市公司並整理多達2.6萬次的季度財報電話會議記錄內容更是給予有力的應證。那就是絕大多數企業CEO若在下午時段舉行法說會，容易因難以控制情緒而生氣發怒或用詞不當，而導致該公司的股價下跌。
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雲雀VS.貓頭鷹員工
丹尼爾‧品克教授進一步從跨域研究報告中歸納發現，因生理時鐘類型不同，讓員工的工作效能會呈現出幾種類型：約有15％的人是早睡早起的雲雀；20％是晚睡晚起的貓頭鷹；其餘的人則是介於「第三鳥」。例如：愛因斯坦屬於貓頭鷹型；而作曲家柴可夫斯基則是屬於雲雀型。
所以透過時間管理來提升團隊的生產力，主管應該做的是先掌握同仁的生理時鐘與組織目標（涵蓋分析性、行政性、創意思考等）進行最適配的組合，讓員工在對的時間把事情做對，其才能超越期待。例如：屬於雲雀型的員工，在上午高峰期應給予需要高度專注力和敏銳性的分析任務，像是擬定策略；反之，針對貓頭鷹型員工則在傍晚的反彈期給予創意思考等任務，像是撰寫新事業企劃案；至於第三鳥類型員工，則協助他們紀錄自己的行程，再比較每件事情預估和實際時間所需時間的落差，以檢視他們在時間管理上，是否有充分發揮時間效能。可惜的是，我卻發現多數主管容易陷入本位主義，而認為是員工辦事不力的態度問題，針對個人工作能力做檢討，結果還是無法提升組織效能。
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賦權激發潛能挑戰升級
一旦成員掌握時間管理的精髓，透過評核、學習循序漸進提升工作能力，運用溝通、協調技巧、形塑組織氛圍、同儕力量來增加提升自我效能的認同後，則進一步給予「賦權」(Empowerment)。賦權是激發員工的潛能，並賦予權力完成任務。
主管應充分信任並提供包括人力、物力等資訊，給予同仁做出正確的判斷；再者透過系統化的學習制度，提升專業知識與職能。最重要的是，讓企業願景與同仁價值觀緊密結合激發他們熱情，讓他們能充分釋放自己智慧，從容地時間去挑戰更艱難的任務。也就是先「增能」後授權。
「端午節過後，就是中秋；中秋過後，又快過年了！」是我經常提醒各級主管與夥伴要能掌握「時間管理」，避免時光流逝卻一事無成。這門課需要不斷自我約束與持續精進，欲成為效能團隊，需從時間管理做起。（本文作者為中國生產力中心總經理）
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