運用Google協作平台建立內部網站資料庫

筆者輔導的企業以中小型企業居多，中小型企業常遇到：

1. 在對內訊息布達或溝通往往使用Line群組或用mail傳遞訊息，但是Line群組訊息太多很容易被忽略沒注意到或是檔案有時間性過期了就無法下載，mail的資料多，訊息容易忽略，造成公司佈達傳達無法落實，尤其服務業店舖或工廠輪班，不易集中人員，不方便集中佈達。

2. 人員流動性高，資料都存放在個人電腦，一旦人員離職，沒有交接完整，就找不到資料或者經驗無法傳承，造成歸零重頭開始，錯誤的事一再重覆發生。 

有感於這些困擾，建議業者運用Google 協作平台（傳統版），建立公司內網站資料庫，將需要與員工佈達及管理資料項目分類，以筆者輔導企業為例，食品零售業，組織規模20人，但人員分散於五地，分總部、3間門市和1間工廠。

筆者協助業者規畫如下： 

• 最新訊息：公司對全體佈達訊息，如制度辦法、教育訓練、行銷活動...。

• 公司行事曆：訓練、會議、外展，資料繳交提醒、公休日 。

• 經營會議：會議通知、會議資料、會議追蹤事項。

• 教育訓練：有關人員基礎訓練教材、內外訓課程資料、YouTube教學影片、經營管理文章…

• 營運管理：各店的營運資料。

• 顧客資料：各店顧客訂單資料。

• 工廠管理：工廠管理表單、生產量、每日訂單、配送量、庫存管理…。

以上透過權限設定限定對象使用，只開放內部員工可以使用，若人員離職即可刪除。

同時也可解決服務業人員異動時，資料找不到，藉由運用內部網站將內部資料庫集中管理，以利人員交接管理。