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如何以有限時間，創造最大價值，單靠傳統時間管理技巧不足以應付，需加上個人知識管理（Personal Knowledge Management, PKM）的能力，才能創造時間最大價值效益。前陣子連假期間，親友到台中花博，拍攝上百張美不勝收照片。事後友人欲分享一張照片予我，卻在一時半晌，落入兩三百張照片池海，找不到目標物，神情略顯遺憾。筆者重視生活體驗的重要性，一段旅行、一趟出差，所拍攝的每張照片，都有其珍藏的意義與價值。然而上百上千張照片，若無即時系統性的整理，一周、一個月、半年後，想回頭整理必將勞心費神。
個人知識管理，就是自我知識的整理保存、去蕪存菁、系統化歸納，與結構化呈現。不妨試想，平時多花時間在解決問題本身？還是花在尋找資料、郵件、聯絡事務？若是找資料用掉80%的時間，表示僅剩20%的時間能處理問題（可能還非關鍵問題）。相反，若是平時養成習慣，運用斷捨離的整理心法，建立起自己的PKM，只用20%時間就能找到有用資料，如此80%心力就能專注處理問題。如同各式各樣的積木零件，有邏輯系統的被整理好，有朝一日要蓋城堡，方成效卓越。
近期，美國生產力和質量中心（APQC）在研究知識管理時，也呼應了相同的觀點，其研究顯示，當代的知識管理必須加上「即時性」(Just-in-Time, JIT)，形成所謂的「即時知識管理（Just In Time Knowledge Management，簡稱為JIT KM）」。簡單來說，即在最需要的時間，將最需要的知識，傳送給最需要的人。生活在科技俯拾皆是的今日，只要有心，不難尋得適合自己的雲端工具來運作PKM，例如Evernote或OneNote等雲端筆記，Google Drive或Dropbox等雲端空間，皆可隨個人方便性與邏輯習慣，來挑選適合自己的工具小幫手。
個人知識管理的目的，在於透過知識學習、保存、內化反芻、外顯成果，來提升自我競爭力。延伸到組織企業，有系統性的傳遞價值知識，以傳承企業文化與精神，讓每個成員的個體的知識，透過優良的路徑，轉化為組織的知識。更進一步，讓知識系統與經營流程相互搭配，形成知識動態循環系統。
我們身處資訊爆炸、知識碎片化的時代，唯有透過個人知識管理的建立，才能有效提升個人職場競爭力。個人知識管理，知易行難，易在於進入障礙低，難在於持之以恆。願各位都能著手建立自己的知識管理之道，彼此共勉之。（本文作者為中國生產力中心總經理）