資訊業務協助推動公部門數據知識庫建立與電子治理案例分享

瀏覽數:45


壹、前言

  近年來,公部門對於工程品質的監督與提昇,不遺餘力,尤其以經費及人力較為充裕的直轄縣市,對於自行發包管理的工程,建置有嚴謹的標準作業程序,透過本身建置實驗室或外包實驗室的方式,針對公部門工程的施工材料確實執行相關檢驗作業。

貳、現況課題

  以臺北市政府工務局為例,其所轄各工程處所執行之工程,目前依規定提送工程材料試驗至工務局品管及勞安科(以下簡稱品勞科),俟該科完成收件作業後,透過科內或外部簽約實驗室,進行工程材料試驗作業,以一致化的檢驗標準,確保工程材料品質達契約規定。其過程系針對工程主辦機關提送材料試驗流程,自廠商辦理掛號送件、申請分派試驗、內外部實驗室管理、試驗結果填報作業、報告產製、各單位數據統計等程序,均透過紙本作業人工判識及判斷來進行。

  由於送試樣品及廠商單位眾多,加上所屬工程及管理單位龐雜,為提升工程材料試驗作業管理績效勢必有逐步推動流程作業電子化的需求,並記錄工程材料試驗案件全生命週期歷程,需藉由資訊科技逐步實現,以提升整體作業管控的效能,推動開發電子化作業前人工管理遭遇相關課題綜列以下幾點:

一、無法負荷巨量資料之累積:

  試驗作業累計巨量資料,而其應用需求存在於品勞科中許久,隨著時間的增長及年度更替,呈現出極快的增長速度,送試樣品材料、試驗方式、繼存數據、試驗計價及成果統計…等,都存放和聚集大量的歷程記錄及傳輸資訊,隨著網路資訊化科技文明的演進,彙集越來越多的巨量資料需要處理,人工紙本更甚於簡單的電子文件管理存在著應用上的限制。

二、無法有效進行試驗中及長期分析:

  品勞科訂下試驗整體一致化的檢驗標準需求目標,又需要配合在試驗作業執行當中,依試驗方式隨時檢討和修訂改變的數據欄位,人工管理時常因人力調動交接過程中產生斷層,無法彙整,因此,在界定部門單位試驗成果管理成效所需的資訊後,評估其本身的執行效率及其實施情況,進一步對整個體系的管理可以作中至長期的統計是人工作業無法達成的目標。

參、提供解決方案

  本中心實績範圍涵蓋各專業領域,主要提供管理技術資訊化輔導顧問及建置服務,自民國85年參與行政院公共工程委員會公共工程經費估算電腦化計畫,25年來深耕於工程養護領域之資訊輔導、專案管理、設施養護管理、防災整合管理等相關專業系統的輔導、開發、維護及營運作業至今,近年來隨著科技的發展,並結合最新之行動裝置應用APP、GIS決策、大數據分析等技術,提供公部門機關及產業界整合式資訊化管理的客制化解決方案。

  品勞科歷年來對於工程材料試驗管理系統之開發投入相當人力與心力,自107年開始透過中國生產力中心的協助開發之下,按品勞科業務需求務實籌劃建置「工程材料試驗管理系統」,透過系統整合性之服務,結合案件管控、試驗管理流程等資料整合及連結,強化各角色流程之間資料勾稽串聯,以利自動彙整產出相關書圖表檔案。在各試驗每月執行進度方面,設置提醒機制,降低資料延遲登錄的發生,以利試驗進度掌控。並針對局內工程材料試驗案件進行資訊化的紀錄管理,以利工程主辦機關全面性掌控工程材料檢驗品質。

一、分析流程並劃分資訊保存對象

  有效的管理資訊系統,可以區分最新資訊及歷史留存的版本,能有系統地收集有關試驗作業各層次的資訊,使各部門、品勞科和廠商可以獲得相關統計和查詢管理效用。於建構規劃初期,品勞科決定試驗所須整理資訊的最低要求,以便盡量減輕各承辦人的負擔。準確的管理資訊,能提供達到下列目標:

  1、監察及改進當前進行的試驗管理工作。

  2、提供試驗案件生命週期紀錄。

  3、証明及表現實驗室廠商在品質試驗管理中的效用。

  4、在整個試驗案件體系中建立電子化流程SOP,區分最新資訊及歷史留存的版本,以防止出現人員異動資訊交接不當的情況,和使管理的工作真正能向管理單位交代。

  5、管理資訊可分兩大類,即由系統收集的作為管理整個試驗案件體系的資訊,和各實驗室廠商及單位在試驗工作而收集的數據資訊。

  在同一目的之下,本中心已步向把整個流程電腦化,使收集和分析資料的作業大為簡化。透過系統資料平台搜集試驗重要數據資訊來匯集資料,如送試單位、工程契約、試驗數據資料、試驗比對成果之歷程日誌,提供計價統計分析及案件查詢功能,並且以物件導向技術導入開發,可明確地分析出試驗成果,提升精進工程材料試驗案件之管理效能以及有效提升資料庫巨量資料之累積。

二、人工監督作業轉變成電子資訊化監督管理

  「工程材料試驗管理系統」宗旨為規劃各階段試驗案件管理的系統資訊彙整作業,透過權限模組整合系統管理,建立完善的基礎資料庫後,始能將其提供給品勞科下一階段進行更為進階的資訊成果統計與分析應用,進而達到支援決策,提高管理效率,運用資訊庫數值化方式,大幅縮短人工作業流程之目的。本系統建置以品勞科業務範疇為研究對象,經由資料分析試驗案件及數據管理之流程及對象、歷程及方法等,並且參考技術接受模型(Tchnology Acceptance Model,TAM)之理論架構,藉由工作會議及駐點人員,甚至於透過訪談瞭解資訊系統使用者對系統的有用性及易用性之認知,分析試驗相關成員對於系統之使用態度及使用意願的影響因素,以發掘可供參考之改進方向,最後,再透過統計資料分析瞭解送試單位與其他實驗室承辦單位之使用經驗,找出可作為有關單位後續系統推展之參考。

肆、效益

  發展一套完善的管理資訊系統(Management Information System,MIS)為國際政府管理機關共同的發展趨勢。本案電子化流程之建立,可達到節省經費支出並提高行政效率,並經由持續進行資料數位化、成果加值應用、內部作業流程優化以及實驗室廠商績效評核為出發考量方向,並建立廠商、審查單位與行政機關同步工作之平台,各單位均可於平台上建置相關報告及圖說等資訊至資料庫後,供後續其他單位人員行政作業快速查詢及業務管理分析運用。利用此系統讓主管與業務人員實質累積經驗,提昇資訊化作業技術養成。資料庫之建立有助於日後業務規劃及實驗作業實施時提供資訊化工具藉以提升效率。綜觀本案系統建置可達到以下各項效益:

  1、介接整合相關工程案件資訊,降低重複繕打的機率。

  2、完整電子化試驗案件管理流程,提高行政作業程序。

  3、提供完整數據分析服務,以自動產製趨勢圖呈現各項視覺圖表。

  4、視覺圖形化儀錶板提升決策資訊 增進業務執行績效。

  5、E化管理統計報表及作業標籤自動產製及列印書表。

  6、電子資訊化簡化行政流程,並提昇組織內部行政效能。
更多資訊請參考...
{{item.title}}
生產力中心提供的活動資訊
{{item.title}}
相關出版品...