中小企業如何有效辦理員工教育訓練與評估

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  過去執行政府小型企業人力提升計畫期間,曾接觸過諸多中小企業,這些企業在員工培養上常常面臨的問題有下:

● 資源不足:經營面向各種資金用途緊缺,對於效果不明確之教育訓練無編列預算。

● 工作變化快:小樣多量的生產形態,導致員工常常需要面對新的工作環境,學的東西很快就過時。

● 學習管道缺乏:即使有明確的需求,因為沒設立人力資源培養部門,平時也沒和教育訓練機構接觸,不知道可以去哪裡學。

● 學習後難以學以致用:員工受訓回來之後,看不到其將所學運用於工作上,或是無法融會貫通的將所學轉化為工作應用。

一、訓練之前該如何「想清楚」

  上述問題中,資源與管道的缺乏,政府專案所提供之資源可以協助解決部份問題,但即使有資源,企業在派訓學員之時,最重要的還是要弄清楚「是為何而學習」,在沒有專業人力培養規劃的情況下,很多企業都會選擇培訓「可以立刻用在工作上的技術性能力」,例如:會計報表製作,以及「看起來覺得都會用到的能力」,例如:職場創新思考。其實,這兩種思維並沒有錯,問題在於,派訓學員之前,有沒有好好想釐清,「學完之後用在哪裡?多久後要上手?」很多課程名稱一樣,但學習內容深度卻不一定一樣,尤其是當下環境,很多課程講師都有各自的細分領域。因此建議上課前,企業應該先思考以下要項:

  派訓學員的技能關鍵程度:撇開派訓要花的錢,送訓本身就是時間成本的投入,要選擇關鍵職位角色受訓,建議依「不會就影響當下主要工作、會難以與其他人配合(無法團隊合作)、現在沒問題但沒有未來(無法配合企業升級轉型)」等重要順序進行評估。

  派訓學員當下需求程度:關係到學員將選擇什麼樣程度的訓練內容,很多企業將這個判斷交給學員自身,但學習目標是為了改善工作表現,應該交由可觀判斷學員當下能力的一線主管,故建議派訓前應該讓學員主管就「學員當下能力之水平與未來工作上可能需要之水平」進行較為明確之評估,學員也才知道自身大概需要哪種程度的學習內容。

  略為超前的能力培養觀點:企業不能只培養當下所需要的人才,可以將自身既有業務,劃分為支撐當下生存的「金牛型業務」與未來要發展的「明日之星業務」,前一種業務需要的是具備「精省資源,善於分析既有問題」的人才,後一種業務是能「思考對顧客價值」的人才,這兩種人才都是企業長久發展所需,但常常被忽略的能力態樣,若企業行有餘力,可將此類人才能力之培養納入計畫中。

  切身感的程度:派訓效果不彰常常是前述幾項都是老闆要的,主管說的,跟參訓者的切身感沒有連結,也就是雙方認知程度落差很大,如何縮短落差,雙方建立互相間的「Engaged/約定」是非常要緊的,派訓者有無於訓前明示訓練目的及目標是訓練能否應用於工作的關鍵要素之一。

二、訓練之後的實務績效評估與環境創造

  談完人才派訓前的思維,接下著要談「如何讓學員學以致用」,很多企業抱怨學員學習之後成效不彰,是因為企業沒有做出相對應的環境改善,導致學員不具備實踐上課所學的基礎,因此,以下列出幾要點,協助企業進行績效評估與落實學習成效。

  實踐的動力確認:要讓學員採取行動,就要有足夠的誘因刺激,誘因的來源第一個是來自「工作更容易執行、更容易取得成效」的自身行為報償,亦即讓學員感受所學在工作上的應用有感,要完成這一點除了學員自身領悟,若主管能瞭解所學,從旁輔助,會讓學員更容易達成此點。另一個誘因來自於組織的獎酬,要達成此點,就要將內部績效制度與學習表現作結合,明訂「出現哪些學習成果可以獲得獎賞」,獎賞的設計建議先有實質性的物質鼓勵,再配合心理層面之榮譽感營造。

  績效評估方式的正確方式:上課之後的滿意度評價與學員工作應用自評,多為一般課程常用的績效評估方式,但所學成果的「有用」與否,除了學員自身感受之外,還需要外在的客觀效能評估,舉例來說:學員學了簡報技能,但做出了好的簡報卻沒回饋在業務成效上,那這個學習成效就沒完全發揮,所以良好的學習成效,需要由企業應用之第三方(通常是學員主管),在學習的3-6個月後,從工作所創造效益層面進行評估,除了評價表現之外,亦可對應用面沒與業務契合的學員,進行引導,使之能與業務強相關。

  績效落實的環境建構:有時候所學需要配合特定工具,例如:學了大數據分析,企業內卻連統計軟體都沒有,若企業無法在工作環境上提供學習落實條件,那巧婦難為無米之炊,當然學習成效無法落實。除了直觀可以得知的環境條件,亦有工作規範相關的環境條件,例如:創新方法論要啟動動腦會議,就需要組織賦權,或由上級主管啟動。是故,企業在檢討學員成效時,亦應檢視是否提供足夠環境條件。

  訓練的價值確認:一般評估訓練無外乎成本、產生效益多少…但是無形的價值是常常被忽略的,常有很多企業會將高階主管送去讀高單價的課程、研討會或是名校的EMBA拿學位,真是著眼於未來企業經營嗎?我想在培訓期間建立人脈才是日後營運最有利的資源,也是無法量化的價值。

  從上述建議中,可以發現,不論是事前的規劃或事後的績效追蹤,中小企業中的「現場主管」扮演很重要的角色,因為這些主管最瞭解學員自身與學員未來的工作環境條件,亦最常和學員接觸,可以觀察其學習應用狀況。在可能缺乏人資部門的狀況下,各種教育訓練計畫,建議讓派訓學員的主管,依上述建議要項多做思考,在學習上與派訓人員有更多事前事後的互動,可以讓整個學習規劃與成效更完善。若企業缺乏學習資源,亦歡迎洽詢中國生產力中心,本中心有執行政府之小型企業人力提升計畫,可幫企業精省資源。
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