無接觸時代的遠距辦公及培訓數位轉型

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  新冠病毒方興未艾,抗體療法、各類疫苗、特效藥品的開發從未停止,但即便多個廠牌疫苗上市,要能徹底擺脫肺炎的陰霾,仍是遙遙無期,若是疫苗確實能達到群體免疫的效果,最快也要2022年才能在部分先進國家達成,更別說變種病毒的快速演化,可能導致疫苗的效果大大減弱。由此看來,肺炎疫情至少要肆虐很長一段時間,而如何與疫情「和平共處」,恐怕就成為企業不得不深入研究的重要議題。

  在2020年當中,全球企業面對疫情,陸續有企業發展出以無接觸為核心的遠距辦公模式,人與人的接觸,不可避免會帶來傳播疫情的風險,而透過電腦及網路來運作的遠距辦公,顯然安全了許多,服務業雖然是以服務顧客為主,但也依照業種業態發展出各自適用的低接觸遠距辦公模式。

  而遠距辦公的核心關鍵,便是企業數位轉型,在疫情爆發前,這已經是一個談論多時的企業發展趨勢,但卻無法像辦公室OA革命那樣引起浪潮,在2019年底,天下創新學院提出了「2019年2000大企業數位轉型與人才大調查白皮書」,調查當中僅有52.1%的企業啟動了數位轉型。同年,遠見也提出了「數位轉型大調查」,調查當中僅有54.2%的企業啟動了數位轉型。兩份調查,呈現出了高度的一致性,在台灣僅有一半的企業,對於數位轉型有具體規劃及執行方案。

  Gartner 2019年調查的全球企業數位轉型,大約有75%啟動了數位轉型,相較之下,台灣相對落後,依照前述調查,企業高階主管大部分皆認為數位轉型很重要,但未啟動的原因,不外乎「缺乏規劃」、「缺乏人才」、「缺乏資金」,而這三個原因,其實還是同一個問題,都是錢的問題。台灣企業其實不缺錢,但在投資報酬率思維之下,老闆要求每一分錢,都要產生效益,而像數位轉型這類的基礎建設,被視為不會賺錢的投資,自然不會被排在優先執行的項目,也不能說老闆們短視近利,只是缺乏推動的誘因,既然投不投資,都不會增加營收,倒不如將這筆錢省下來。

  然而,疫情爆發成為意外的觸發點,依據思科委託IDC進行之「2020亞太地區中小企業數位化成熟度研究」顯示,亞太地區有將近70%的中小企業因為疫情而加速數位轉型,台灣在受調查的14個國家當中排名第七,預估落在平均值上下,比起疫情爆發前,明顯大幅成長。

  如同前面所說,數位轉型加速的原因,一個很重要的原因是遠距辦公的需求所致,不論是異地分流辦公、在家上班等各種措施,都需要企業的數位轉型,包含內部網站、通訊平台/軟體、雲端資料庫、業務系統、ERP系統…等各種數位化資源,才能維持企業的正常運作,而且疫情顯然無法短期內中止,這些數位轉型措施是可以長期運用,對於企業來說,原先可有可無的投資,變成了風險控管的絕佳手段。

  為了確保企業遠離疫情威脅,企業的各項運作都應該要能遠距辦公,才能安全無虞,其中也應包含企業培訓。在疫前時代,企業培訓大多以實體課程方式進行,雖然傳統數位教學也推行了多年,但培訓效果不佳(學員不會長時間盯著螢幕觀看),成本也相對高昂,大多數的講師僅是將影片當作實體課程的輔助而已。

  近幾年,隨著智慧型手機普及,影音拍攝相對容易,而且影音平台興起,年輕族群養成收看習慣,國外開始產生微學習、微課程等培訓領域的數位轉型模式,但就如同其他企業數位轉型,真正願意採用的企業也是少數。企業培訓原先就難以衡量投資報酬率,在預算分配上屬於弱勢族群,更遑論導入成效未知的培訓數位轉型。

  疫情同樣帶來了變化,在無接觸的防疫指導下,各類培訓活動,必須降低實體接觸,而培訓數位轉型,突然變得炙手可熱的培訓趨勢,從傳統的數位教學影片,到近年流程的微學習、微課程,乃至於同步/非同步數位教學,都成了企業培訓的新選擇。

  以下,針對近期流行之數位教學趨勢進行簡單的介紹分析:

與傳統的數位教學差異

  從1990年代開始,台灣由官方開始發展數位教學,當時以「遠距教學」為主,但本質上便是錄製課程,將課程上傳到資料庫,讓學員能線上收看課程。相較於目前流行的數位教學,有幾個不同之處:

  課程時數:傳統數位教學,基本上就是實體課程的錄製,考量教學的完整性,並不會刻意縮減時數,常常是2~3小時起跳的影片,這導致了學員缺乏觀看意願,而現代數位教學,則是參照了影音平台的經驗及大量研究,採取碎片化設計,讓影片長度落在10~15分鐘,讓觀看者能在集中精神的狀態下收看。

  互動形式:傳統數位教學,受到時代的限制,缺乏相對應的工具,無法設計合適的互動模式,頂多採取收看之後,以電子郵件討論的方式互動,而現代數位教學則受益於網路工具發展蓬勃,觀看平台本身可以自帶及時討論區塊,同時也可運用平台或通訊軟體,進行各種溝通,此外,若是同步數位教學,更可以在收看當下,便與講師互動。

  時空限制:傳統數位教學的儲存方式受限,必須透過電腦或是影音設備收看,導致收看的時間地點,也會受到侷限。相對而言,因為高速網路及智慧型手機設備的發展,學員可以隨時隨地,不受到任何限制地收看教學影片。

  教學模式:傳統數位教學便是實體課程的錄製,但許多教學現場,在經過錄製之後,學員僅透過觀看錄影,無法取得同樣的代入感,因此降低學習效果。現代數位教學則是借鑒影音平台,運用不同的後製技巧、講者技巧等,來調整原有的教學模式。

數位教學模式:

  從即時性來看,可以區分為同步及非同步,同步數位教學便是在課程錄製當下,立刻就播出,簡單來說,就是直播的概念,通常錄製後的原始影片,會再透過OBS等串流軟體簡單處理,再將影片投放到合適的平台介面。非同步數位教學,則是在錄製之後,經過剪輯、後製等處理,再透放到平台介面上。

  從呈現方式來看,可以簡單區分為露臉解說、素材拼接、螢幕錄製、動畫解說等各種類型,過去在傳統數位教學,都是以講師為主體,但隨著影音剪輯、影音後製、動畫製作的門檻下降,影片的呈現方式更加多元,不以人為主體的教學方式,也被廣泛運用在教學當中。

  從教學內容來看,結合微學習的概念,以每個影片只呈現一個概念為主,以系列影面的方式,堆疊出完整的學習過程,而模組化的單元課程,也有助於不同系列課程的重組,能有效降低製作成本。

數位教學製作(講師露臉):

  具體可以區分為前製、錄製與後製。前製包含整體規劃、軟硬體建置、內容設計、場景布置、講師溝通…等大量工作,錄製則有試拍、反覆拍攝、即時溝通等工作,後製則是依照需求,進行剪輯、上字幕、上素材(簡報/圖片/影片/音樂/配音等)之工作。

  另外一個重點則是平台選擇,依照前述的規劃,事前確認以同步或非同步方式錄製,不管是哪種方式,都要依照教學目的,選擇合適的播放平台。若是教學對象為不特定對象之大眾,則可以使用Youtube、FB等影音平台,較適合用來提高擴散率。若是教學對象是公司內部員工,則可以考慮使用Youtube (非公開)、FB(社團)、企業內部網站平台或是KM平台等,可以適度管控觀看權限。若是收費的數位教學,則可以考慮在專用的數位教學平台上架或是自有網站上架,可以較精準掌握觀看者的身分與行為,以及依照付費狀況開啟權限。而不同平台的選擇,也會影響影片製作,例如影片規格(長寬比、像素、檔案大小)等限制。

數位教學互動:

  有別於傳統數位教學並不著重學員互動,現代數位教學則是強化此環節,主要原因可歸於兩點,第一是誘發學員持續觀看的動力,若是實體課程,講師可以依照課程現場狀況,直接微調課程內容、使用輔助影片教具、增加討論或其他活動,讓學員提高現場專注程度,但數位教學無法如此操作,因此,必須要在事前規劃時,便安排好互動環節,例如一定時間穿插小問題、小遊戲(像是討論區搶答、寄發簡訊等)、抽獎等,讓學員除了觀看之外,也能有參與感。第二是確認學習成效,因為學員是遠距學習,所以講師無法立即考試(可考慮運用Google表單來測驗,但無法避免學員翻看書籍及上網查詢)或是透過問答等方式來確認成效,因此,必須在教學過後,經過社群的運作(如Google Class、FB社團、LINE群組等各種平台),來佈置作業或任務,讓學員能依照學習內容,完成作業以進行評量,當然,是否為本人完成,就很難釐清,但這不在本文的探討範圍內。

  以上初步介紹相關趨勢,隨著近年直播產業及各類影音平台的成長,數位教學的發展也受到極深的影響與啟發,的確,依照娛樂產業的模式來製作數位教學,能夠讓學員主動觀看,並投入學習當中,像是TED演講、知識型Youtuber,都是很好的案例,但在娛樂化的同時,必須注意是否兼顧知識傳遞的本意,若是只追求流量,而沒有達到學習的效果,便是捨本逐末了。

  最後,台灣擁有成功的防疫經驗,但有得就有失,國外因為疫情而封城,企業在無奈下只能採行遠距辦公,而台灣雖然也是在無接觸的原則下,部分產業加快數位轉型的腳步,但受惠於防疫得宜,多數企業仍然能夠正常上下班,數位轉型的需求相對就沒有這麼急迫,在培訓方面亦然,企業培訓在一定人數限制、高規格防疫的前提下,仍然能夠正常辦理實體活動,這也相對限制了培訓數位轉型的資源投入。從長遠來看,培訓的辦理方式應該配合受培訓者的習慣來調整,當收看影音平台成為年輕世代日常生活,企業培訓仍應依循此方向進行數位轉型,才能讓培訓達到最佳的效果!

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