以「績效管理」發展部屬之「職能發展與培育」

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  「志豪,你今年工作成果沒達成目標,所以給你績效分數就較低,明年要加油!」

  「雅雯,去年妳工作績效不理想,今年要努力喔!」

  「承恩,你去年工作表現很好,今年期待你更進步!相信你可以的!」

  以上這些對話,是否出現在組織每年的績效考核後,主管對部屬工作檢討或鼓勵的對話中? 多數組織推動「績效管理」,然多僅是成為組織要行獎懲或獎金發放的依據,儼然只做到「績效考核」,卻少了其背後「績效改善」的思維與具體行動。

  「績效管理」為組織期待以明確之目標提供組織內所有人能掌握努力的方向,能協力共同推升組織使命、任務與階段目標之完成外,「績效管理」的重要目的之一,更在於提供組織中執行工作任務的人,可以瞭解工作達成的程度,在績效考核過程找到「本身能力」與目標達成之間的能力落差,即由工作需求的「職能」與自我能力進行對照檢視,找到可以提升工作績效的關鍵方向。

  勞動部「職能發展及應用推動要點」對於「職能」有明確之定義:「指完成某項工作任務或為提高個人與組織現在及未來績效所應具備之知識、技能、態度或其他特質之能力組合。」(註:參考資料來源)。其中,就「知識、技能、態度」之定義,筆者整理如下:

  (1)知識(Knowledge):執行工作所需要的具體資訊、專業知識、職位知識;

  (2)技巧/技能(Skill):工作中需運用某工具或設備操作及其熟練度;

  (3)態度/認知(Attitude):對工作應具備之觀念、想法、素質。

  組織中身為管理者的重要任務之一在「培育與啟發」部屬,主管必須對部屬職能的發展負起協助的責任!今日要做到績效管理中的「績效改善」,主管更必須擔負關鍵的角色,能於部屬職務的工作分析中,確認該職務必須具備的「知識、技能、態度」分別有哪些項目,且各項目應具備的能力等級亦能清楚。

  此所謂「能力等級」,仍是提供職能項目之應用與熟稔程度之區別判斷依據,藉以評估該職務中職能項目應有之理想程度;再者,提供部屬經由自評及實際表現結果,知悉自身於該職能之能力現況,如有對應之落差,可找到提升的方向。此處的能力等級,一般有區分四級、五級、六級(可參:勞動部勞動力發展署-職能發展應用平台),或有七級、十級等,組織單位主管如欲應用則依組織本身人資部門之定義為依循,若無,單位主管自行選用以能清楚界定與判定為原則。筆者輔導企業推動知識管理之專家黃頁,引用中國生產力中心出版「經營智慧再現」手冊對專家等級之定義描述為例(如下表一),提供參考。

表一  能力等級及定義描述

等級

定義描述

大師

為該領域「專家中的專家」,其判斷及設立之標準,可為他人所依之遵循或推崇者。

專家

具備豐富知識與經驗,可以獨自輕鬆完成工作,包括特殊或突發狀況。

資深

可以獨自輕鬆完成某特定且重複性之工作。

專業

在無須監督之下,可以完成重複性工作,惟仍倚重他人之指導。

新手

剛從事一項新領域工作者。

  綜合前述之績效管理目的及協助部屬職能發展做法的思維,筆者提出「工作績效職能發展培訓表」(如下表二)可做為應用。管理者可利用此表格,於年度績效目標設定時,利用設定績效目標面談之機會,與部屬進行對談,可依以下十項步驟參考進行:

  (1)確認部屬執行職務之前幾項主要/關鍵工作;不一定為表格所示3項,建議以不超過5項為宜;

  (2)確定達成工作績效目標之判定成功標準或量化之數據;

  (3)就該項工作與部屬共識出需要具備之職能等級,以及部屬現有之能力等級;

  (4)就職能能力等級落差較大之職能項目,找出提升之方式;

  (5)鼓勵部屬參與訓練課程,並協助找出適合的課程安排(主管須協助部屬檢視受訓課程所設定之課程目的、目標對象、課程內容等,是否符合預期);

  (6)如有須安排受訓之課程多(或依組織預算及工作時間限制),主管必須協助部屬排定優先順序,如無法於今年受訓者,可安排至明年;

  (7)設定訓練成效評估,此建議至少安排提交心得,或於組織單位內進行分享;再進一步者,可參考「柯氏四階層教育訓練評估模式(Kirkpatrick’s Four Levels of Evaluation)」,以能回饋對本身及組織績效提升有幫助為目標;

  (8)鼓勵具職涯發展與潛力之部屬可參與管理職能相關之課程,一則為組織長遠永續發展持續培育接班人;再者,可提高部屬組織管理中之視野,擴大執行工作衡量角度,皆是有其好處;

  (9)藉本表找出部屬個人職涯發展之想法,如有第二專長,在鼓勵多元人才之下,主管亦可提供鼓勵或建議資源。

表二 工作績效職能發展培訓表

  就以上提及,未來主管應與部屬就職能的提升進行主動溝通,共同探討職能要求及部屬能力現況的差異,並更具體提供協助做法;在年終績效考核之面談中,提供部屬職能提升之檢視,並再回饋次年度之提升做法建議。

  回到本文最前的對話,擔任主管可以這樣說…

  「志豪,你今年工作成果沒達成目標,其中在執行工作的效率方面給你績效分數較低,因此明年須朝提升工作效率為重點,「自我工作執行力與效率提升」及「時間管理與效率提昇」相關課程,會安排你去上課,希望好好學習及應用在工作,明年要加油!」

  「雅雯,去年妳工作績效不理想,其中專案執行最後成本超支10%,除了再請資深同仁協助檢視成本差異項目,找出問題之外,「專案財務運作與管理」的課程,今年會安排妳參加受訓,期待妳對於專案成本的掌控更為精確,今年要持續努力喔!」

  「承恩,你去年工作表現很好,您在「提案計畫書撰寫」這項,已經具備「資深」能力的等級,今年期待你更進步,可以提升到「專家」的能力水準,相信你可以本身做得好,更可以協助他人,而關於「工作教導」的方法,可以做為你下一階段學習目標!相信你一定可以的!」

(以上是績效管理中,關於績效面談中對話之一部分,筆者提供參考建議。)

參考資料:
勞動部-職能發展及應用推動要點https://laws.mol.gov.tw/FLAW/FLAWDAT01.aspx?id=FL070293
勞動部勞動力發展署-職能發展應用平台https://icap.wda.gov.tw/Knowledge/knowledge_introduction.aspx
知識管理企業操作手冊-經營智慧再現  中國生產力中心 出版

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