溝通魔法師

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  人都是在使用有限的語言來描述世界,每個人所使用的詞彙、方式及態度都不盡相同,所接收到的訊息更是天差地遠,因此「先確認想得到的效果,再設計溝通」,將會是每一次想進行有效的溝通所不可或缺的;尤其是在工作上的溝通,每個人的時間都十分有限,花太多時間在開會及反覆溝通,是常常為人詬病的工作風氣,如果習慣以流水帳式的報告方式,鉅細靡遺的陳述各個細節,便十分占用彼此的時間,因此報告時應該先報告「目的和重點結論」,利用金字塔結構以終為始的論述方式,讓對方可以快速的掌握你傳達出來的訊息,後續再透過幾次的提問確認,訊息的傳遞基本上便不會漏拍。

  隨著疫情的延燒、工作型態的轉變,當在家工作及遠距工作變成日常,根據調查顯示,有高達40%的受訪者認為「合作與溝通」以及「孤獨感」是遠距工作中最大的困擾;其實遠距工作帶來的影響不只是彼此間無法見面的疏離感,除了閒話家常的機會減少了,工作上的詢問、討論、甚至是進度回報、時程追蹤等也變得更加困難,以前總是在同一個空間工作的同事們,開始需要在不同的空間中進行協作。但儘管工作型態轉變,有效溝通的目的不變,和一般的溝通技巧一樣,傾聽、同理心、尊重是基本且不可或缺的,但由於文字沒有溫度,無法即時解讀消息中的表情態度和肢體語言,因此在使用文字傳送訊息時,更應特別留意打字禮節,並在溝通時加入人性化的語句,除了讓訊息接收者可以更明確的掌握發送端所表達的意思外,更可以保留這次溝通的溫度;此外,也要選定負責總結與統整訊息的人,不只照顧好訊息接收者的心情,更照顧好訊息的傳遞,讓它不被漏接。

  曾在課程裡聽到一個很喜歡的觀念,「溝通不是為了改變對方,而是為了更了解彼此」。不少人在溝通時會急於想要說服別人,當別人和自己意見相左時,便容易出現帶有情緒的表達,其實這些情況對於「更了解彼此」都是阻礙;學習傾聽,讓自己在一場溝通中不只是一昧的丟球,而是能先學會接球、了解發球的目標位置,如此一來在這球賽中,才有命中紅心的機會,完成一場有來有往、有質感的賽局。

  如果說學習傾聽是開啟溝通的大門,那情緒控管則可以讓溝通的管道更加通暢。不要讓情緒阻礙了一場有意義的對話,只要彼此尊重,即使看法南轅北轍,但在溝通後,彼此一定又更了解了對方一些,原本看似的平行線,也許就這樣又更靠近了一點。
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