淺談企業如何導入TTQS

瀏覽數:29


  政府為了提升企業競爭力,勞動部為協助企業辦理在職員工進修訓練,擴展訓練效益,持續提升人力素質,累積國家人力資本,提升競爭力,並落實就業保險之職業訓練,企業人力資源提升計畫(大人提)畫。

  何謂大人提是提供給投保就保險人數51人以上的企業,補助「部分」訓練費用,金額約為95萬-200萬,申請方式請見官方網站,申請大人提的公司,必須通過具有TTQS企業機構版評核結果為通過以上或辦訓能力檢核表為合格者,或投保就保險人數51以下的企業具有TTQSTTQS企業機構版評核結果為通過以上或辦訓能力檢核表為合格者亦可申請,詳見企業人力資源提升計畫官網介紹和說明。

  申請資格都提到要通過TTQS評核,何謂TTQS呢?是勞動部勞動力發展署參酌ISO10015、英國IIP及我國訓練產業發展情形,制訂「訓練品質系統」(Taiwan TrainQuali System, TTQS ),並於103年更名為「人才發展品質管理系統」(Talent Quality-management System, TTQS),目的有二:其一做為職前或在職訓練辦訓體質辨識工具,確保訓練流程可靠性與正確性,其二提升事業單位及訓練機構辦訓品質,創造訓練品質持續改善,提升人培體系運作效能。

  要如何通過TTQS評核呢?就要從19 個指標介紹及注意事項。

圖一:PDDRO與指標級配分架構

19個指標每一項至少要 3 分(有執行及作業流程,但無完整文書紀錄及手冊)至少53.5分才通過。

項目

評核指標項目

內涵說明

補充說明

計畫

(Plan)

1. 組織願景/使命/策略的揭露與目標及需求的訂定

組織願景、使命、策略之揭露。

展現組織策略及未來發展方向。

展現組織年度工作計畫及相關行動方案。

展現組織年度訓練發展方向。

  1. 經營方向在那些會議決定出經營方向需要列出及說明其展開進行方向。
  2. 營運計畫制定及年度會議檢討所有的簽到表都要簽親及有會議紀錄佐證。
  3. 依據上述的營運計畫制定出訓練發展方向。

2.明確的訓練政策與目標以及高階主管對訓練的承諾及參與

依照組織情境及特性訂有明確的訓練政策,並適當揭露給員工知悉。

展現高階主管對於訓練之承諾與參與。

展現組織年度訓練目標及訓練重點。

  1. 於經營會議中進行SWOT分析及展開因應對策之計畫對應至行動方案,連結至訓練目標及發展課程重點,需要會議紀錄及簽到表佐證。
  2. 年度訓練計畫公告給全體員工了解。

 

3.明確的PDDRO訓練體系及明確的核心訓練類別

展示完整之教育訓練體系規劃。

此體系適當反映訓練發展重點及核心能力。

  1. 配合指標1-2所展開的訓練目標及訓練重點展開職能別課程學習地圖。
  2. 依據發展重點方向盤點所需要的知識和能力。
  3. 依據PDDRO進行規畫訓練。

4.訓練品質管理的系統化文件資訊

展示文件(如:訓練手冊、訓練體系圖表、程序或辦法等相關文件)以說明組織如何運作TTQS管理系統。

展示此文件如何核准、公告、更新、保存紀錄。

  1. 依據訓練管理辦法或ISO規範,在所有的訓練執行過程中都要保留紙本及電子檔以利佐證。
  2. 文件修訂辦法
  1. 辦法經過誰同意,誰修訂、誰核准、如何公告等都需要親簽。
  2. 保存期限(表單的保存期限):需配合紀錄保存期限保管。
  1. 所有訓練表單要能快速被找到如電子存檔的路徑,適當的保存、備份(異地與現地)及建檔。

5.訓練規劃及經營目標達成的連結性

說明如何連結組織目標、需求及訓練發展方向。

展現如何連結訓練發展方向與訓練行動計畫及(策略性)重點課程。

 

訓練發展方向需與指標1-3 營運目標連結。

6.訓練單位與部門主管訓練發展能力及責任

部門主管包含事業部、利潤中心與功能性(研發、財務、行銷、業務、人資及其他等)部門主管

 

展現訓練單位有適當的分工及人員有足夠的訓練相關職能。

展現部門主管對人員發展之責任且具備適當的人員發展能力。

  1. 說明訓練單位組織圖、職務說明,單位內分工狀況。
  2. 訓練單位同仁的具備有執行訓練能力的佐證(訓練履歷/專業資格)
  3. 同仁職能有落差需安排培訓安排。
  4. 需持續精進其工作所需要的職能(TTQS/iCAP)訓練。

設計

(Design)

7.訓練需求相關的職能分析及應用

展現課程設計過程中有進行適當的職能落差分析。

展現職能分析之方法及紀錄。

  1. 依據指標1-3擬定訓練課程進行公司內同仁職能分析,找出職能落差處進行課程設計適切的符合他的需求進行課程規畫執行。
  2. 進行職能落差分析方式有同仁訪談、主管訪談、前後測試法、能力證明比對,所有的過程紀錄要保留。

8.訓練方案的系統設計

展現訓練發展課程規劃時,有適當的訓練課程設計流程。

展現適當的訓練方案產出,如訓練目標、訓練方法、課程時程安排、師資遴選、學員遴選條件、訓練教材、設施與環境及訓練評估方法…。

 

依據訓練辦法執行設計課程及產出。

9.利益關係人的參與過程

可能之主要利益關係人,如:受訓學員、客戶、部門主管、訓練部門人員、高階主管、講師或專家等。

 

展現課程規劃流程,利益關係人有適當參與課程設計及審查。

展現利益關係人參與課程設計及審查有適當之紀錄。

依據PDDRO個階段課程需求對應之利益係人,如受訓學員、客戶、部門主管、訓練部門人員、高階主管、講師或專家等。

10.訓練資源的採購程序及甄選標準

展現課程設計時,有適當的流程進行師資(含內部講師)、教材或合格廠商評估選擇。

流程應有適當辦法進行評估、採購、簽約及後續管理作業。

  1. 依據指標8規劃執行遴選標準。
  2. 依據遴選辦法(SOP作業標準)執行講師、教材及廠商,在訓練執行中是否有依據辦法進行遴選機制,遴選的過程都要有紀錄佐證。
  3. 師資部分:外聘講師(外部資料調查、師資評估、滿意度)、內部師資(晉升管控標準及淘汰機制)、專業合作評估。

11.訓練計畫及目標需求的結合

展現課程之設計產出符合訓練目標及訓練需求。

與指標7訓練需求相關的職能分析及應用及指標8訓練方案的系統設計相符。

執行

(Do)

12.訓練內涵按計畫執行的程度

12a依據訓練目標遴選學員切合性

展現學員遴選條件及資格標準切合訓練目標需求。

展現教材評選作業流程及訓練目標之切合性。

展現課程講師遴選作業流程及訓練目標之切合性。

展現教學方法及訓練目標之切合性。

展現合適之教學環境及相關設備,並有定期維護紀錄。

  1. 配合指標10執行訓練課程。
  2. 外聘講師需包含外部資料調查、師資評估、滿意度。
  3. 內部師資需包含晉升管控標準、退場機制、專業評估。
  4. 教學環境及設備的維護要有紀錄(紙本簽名)。
  5. 設施設備維護記錄:
  1. 教學設備:需定期檢查與維護/維修紀錄需要佐證文件及記錄(親簽)。
  2. 安全面向:消防安檢、電梯維護保養廠商維修證明文件。

12b依據訓練目標選擇教材切合性

12c依據訓練目標遴選師資切合性

12d依據訓練目標選擇教學方法切合性

12e依據課程目標選擇教學環境與設備

13.學習成果的移轉及運用

展現適當機制與安排,促進受訓學員將課程所學運用於工作,或展現適當的獎懲措施,促進訓練達個人、小組團隊及組織績效改善之成果。

 

訓練後受訓員工回到工作上運用狀況反映在績效表現的部分多用前後比較呈現成果,例如受訓前錯誤率 10%,受訓後錯誤率下降5%或請受訓學員承諾行動計畫。

14.訓練資料分類與建檔及管理資訊系統化

展現訓練流程相關文件有適當系統化紀錄,並有分析及運用紀錄。

對訓練流程相關文件或紀錄有適當的保存及建檔。

 

  1. 從公告訓練報名(派訓)至訓練結束過程中所有的訓練記錄紀錄(系統或電子檔或紙本)都要保留。
  2. 訓練統計報表需分析其訓練成效之相關KPI,作為訓練改善之參考依據。
  3. 所有訓練表單要能快速被找到如電子存檔的路徑,適當的保存、備份(易地與現地)及建檔。

查核

(Review)

15.評估報告及定期性綜合分析

展現定期的課後檢討紀錄及適當的審查檢討改善機制。

課後檢討紀錄應展現學員建議及回饋、訓練需求、訓練目標、訓練方法等之檢討。

 

  1. 訓練過程中都要做課程評估並與指標12對應,檢討是否與缺失需要改善之處。
  2. 檢討記錄包含定期、檢討什麼、溝通什麼、甚麼時間點要進行檢討、誰要參加、誰是主導者、在什麼場合、記錄在哪裡。例如:每堂課後檢討:人員缺席狀況、網路順暢性、講師滿意度。
  3. 誰要參加:承辦人員、助理、講師。
  4. 紀錄:每次會議都須留下紀錄及簽到(親簽名)。

16.管控及異常矯正處理

展現整體訓練過程中,有持續管控且符合程序要求,並彙整結果進行定期(年度)審查。

建立適當的程序辦法,訓練流程異常時,應有紀錄及因應措施,必要時採取適當矯正措施防止再發。

  1. 異常矯正處理程序辦法
  1. 異常類別:講師、學員、承辦人員、供應商(餐飲)、天災、疫情、停電。
  2. 因應措施:當下如何處理,實際發生事項並紀錄(例如矯正預防單、課程異常處理單)。
  1. 因應時勢要求視訊管理辦法及異常處理是評核的重點。

成果

(Outcome)

17.訓練成果評估的多元性和完整性

17a 反應評估

  1. 每一堂都需要有訓練成果展現的評估佐證,如反應評估-滿意度問卷,學習評估-考試、實作評量、課後作業、課後心得,行為評估-行動計畫,成果評估-成果競賽或發表、追蹤行為改變具體成效或對組織營運績效成長。
  2. 每次課程須將學員或講師的回饋彙整分析做為下次課程規劃之修正決定,進行課程改善有具體成。

17b 學習評估

17c行為評估

17d 成果評估。

 

18.高階主管對於訓練發展的認知、支持及評價

評分標準:

1分  高階主管認為訓練有少許的改善功效。

2分  高階主管認為訓練有ㄧ定的改善功效。

3分  高階主管認為訓練有達成人員能力提升。

4分  高階主管認為訓練有達組織績效改善

5分  高階主管認為訓練有創造特殊績效或擴散效果。

 

  1. 高階主管出席TTQS審查會議,並表示對訓練的肯定。

 

19.訓練成果

評分標準:

1分 有初步成果,但沒有具體的佐證資料。

2分 有初步成果,且有部分佐證資料。

3分 個人績效改善成果。

4分 部門績效改善成果。

5分 組織績效改善成果,特殊績效。

與指標17連結,訓練成果如問卷、課後作業、實作作品、行動計畫執行效果數據成長狀況、營運成長等,最好可以量化數據比較,展現訓練的績效。

  以上是筆者個人的整理淺見提供給企業想要申請補助者及TTQS或想提升訓練品質者參考,同時感謝莊家維老師指導。

 

資料來源:
1.小型企業人力提升計畫
2.企業人力資源提升計畫(大人提)
3.TTQS人才發展品質管理系統
4. TTQS訓練機構版個解析與實作研習-莊維家講解

更多資訊請參考...
{{item.title}}
生產力中心提供的活動資訊
{{item.title}}
相關出版品...