跨國企業遠距培訓

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  前述已撰寫「無接觸時代的遠距辦公及培訓數位轉型」及「遠距培訓實務」兩篇文章,介紹2020及2021年的遠距培訓趨勢,本次則以2021年期間,由跨國企業委託遠距培訓之實際案例,來說明企業內訓轉為遠距的關鍵。

  本次委訓之企業,其工廠分佈包含兩岸、印度、歐洲、美洲等,而本次協助其辦理主管層級之管理相關課程,受訓學員則是兩岸的主管分梯次授課。培訓的規劃則是依照ADDIE職能模型設計,惟非本文重點不多加描述,下列則以培訓前中後來說明。

1.培訓前

  歷經2個多月時間,透過與承辦窗口、企業高階主管、多位學員代表,進行多次視訊會議,反覆驗證與修正培訓方案,同時,因該企業也已經運作多梯次遠距培訓,也依照其需求不斷調整細節。將培訓方案重點整理如下:

  (1)培訓時間:每次課程不超過3小時,以免學員產生不適感。

  (2)培訓人數:雖然視訊會議平台可同時容納上百人,但課程內設計有分組討論及發表等互動環節,若是人數過多,將導致討論品質不佳,以及佔用過多時間,所以將人數限制在30人以內,培訓成效較佳。因為預計學員人數超過30人,所以拆分成多梯次授課。

  (3)培訓方式:考量課程主題、學員屬性,培訓採用講授、分組討論及發表,因為每次僅有3小時課程,需要非常精準掌握時間,以免無法準時結束或是打亂授課節奏,因此時間配比以分鐘為單位,大致上是50分鐘授課、30分鐘討論及發表、10分鐘休息的循環。

  (4)培訓成效:遠距培訓的好處,便是可以全程錄影,完整記錄所有學員的表現,最理想化的規劃,是每位學員都能有演練及發表,可以具體呈現出個別學員的學習成效,但因人數及時間的考量,必須以分組的方式進行,為了最大程度達到效果,所以設定3~4人一組,並盡量在分組討論的過程中,每人都安排到工作(例如組長、發表人、紀錄等)。

  除了培訓方案之外,針對其他細節,也進行了大量的討論,包含:

  (1)連線平台:如前文所說,市面上有許多平台可以選擇(Google Meeting/Webex/ Microsoft Teams…),本次則配合企業慣用的視訊平台,可以減少學員重新下載及熟悉操作的時間,另外,由哪一方開設會議室,也是需要事前溝通的事項,也會牽涉到當天的視訊操作。

  (2)連線配置:依照溝通結果,企業以2組帳號連線(包含承辦及技術人員固定連線,另外人資主管、高階主管則是不定時進入查看),本中心以2組帳號連線(包含承辦人員及講師,實際則又多以1組備用帳號連線)。

  (3)連線協作:包含課前的連線測試時段、課程中的操作、以及課程結尾操作,雙方工作人員如何工作分配及互相支援,都要在事前溝通中確認完畢。

  前述所有內容溝通完畢之後,會再安排連線測試時段(並非學員當天的連線測試),以課程當天的實際規格,從頭進行演練,讓企業實際確認視訊的品質、畫面及聲音呈現,以及進行雙方操作排練。

  除了前述準備之外,課程前準備還包含學員通知,以本次培訓為例,則是由企業自行負責,學員通知的內容,包含連線網址、講義電子檔、分組名單、課程報到時間/連線測試時間、平台操作說明等。

2.培訓中

  課程當天流程,依照時間可以簡單區分為連線準備、報到/連線測試、開場、授課、分組討論及發表、休息、收斂、結束連線等流程。以下逐項進行說明:

  (1)連線準備:完成設備架設,並完成所有帳號連線,此部分的重點是會議室由哪方開設,若是由企業開設,需要等企業登入帳號後,再增設協同會議主持人(依照平台不同,會有所差異,此部分必須提前確認)。前述完成後,再由我方分享畫面,內容包含學員的報到注意事項及串場音樂。(本次考量後續我方要分享講師的講義,所以報到畫面也一併處理,以避免更換帳號分享)

  (2)報到/連線測試:學員於此時段陸續進入,由企業人資負責招呼以及報到(包含掃描報到QRcode、更改顯示名稱、測試開啟鏡頭及麥克風)。若是使用的平台需要點選同意進入會議,承辦人員可協助點選,避免學員等待。

  (3)開場:企業先進行開場及大合照(視訊截圖),再由我方進行課程說明(包含簡單的平台功能提醒)。

  (4)授課:介紹講師出場後,若是使用的平台有聚焦功能,可以將講師畫面聚焦。講師開始授課後,承辦人員則可以利用此時間,進行會議室分組的設定,同時要注意學員的斷線/重新連線,學員可能因為各種因素斷線(不小心關閉、網路不穩定等),要隨時注意點選同意重新進入會議。

  (5)分組討論及發表:進入分組討論前,講師務必要詳細解說討論內容、各項規則及產出內容,因為啟動分組後,學員就會直接進入各組會議室,比較難以再統一說明。此外,建議提前寄發演練表單電子檔,或是在進入分組前,預留30~60秒,讓學員進行下載。討論過程中,則輪流到各組查看討論狀況。討論結束後,平台會自動讓學員返回主會議室,因為中間會有時間差,等人數到齊後,就可以由講師主持分組發表,而發表時則讓學員自行分享畫面。

  (6)休息:進入休息前,務必明確告知課程開始時間,建議投影計時器倒數畫面,讓學員能掌握時間。

  (7)收斂:如同前文所說,強烈建議講師將幾個重點進行快速複習,可以讓學員加深印象。

  (8)結束連線:講師授課結束後,提醒學員不要立刻離開,需要進行滿意度問卷的填寫(掃描QRcode或連結網址),同時進行線上簽退,並提醒繳交分組討論產出及本次作業。

  除了前述流程之外,還有本次系列課程中碰到的突發狀況如下:

  (1)企業人資/技術人員暫時離開,原先分組調整及休息倒數等工作,由我方接手處理。

  (2)企業誤觸會議關閉,所有人員被退出連線,我方以最快速度重新連線,並確認斷線原因。

  (3)因為本次課程,有部分為高階主管,且中國大陸工廠端有部分電腦未配置視訊鏡頭,因此不強制學員全程開啟鏡頭,所以無法隨時確認學員狀態,在分組討論時,有部分學員已離開處理緊急業務,我方盤點剩餘學員是否足以討論,若是人數太少,則重新分配到其他組別。

  另外,因為採取遠距培訓,無法像實體課程一樣,直接觀察學員的反應,來調整課程內容與增加激勵措施,因此企業特別強調培訓的互動性設計,舉例如下:

  (1)講師必須全程保持語速、語調、音量的一致性,因為在講授環節,講師是面對鏡頭授課,沒有學員的表情或聲音反饋,未受過訓練的講師,很容易越講越慢或是降低語調及音量。

  (2)活用平台的互動工具,目前多數平台都有同步註記、印章、繪圖的功能,講師可以多設計幾個環節來運用,例如學員投票等。

  (3)雖然因為時間因素,無法像實體課程,安排較多學員問答時間,但仍可以安排一兩個小問題,抽點學員來簡短回答,可以讓學員保持可能被問到的緊張感,更加集中在課程上。

3.培訓後

  與實體課程的結尾較為不同,實體課程可能收完滿意度問卷及簽退,學員就陸續離開,但因為是遠距培訓,如前所提到,是提供線上滿意度問卷(當然也可考慮課後再寄發問卷),就要預留填答的時間,以防有人填寫時有問題,因此在課程結束後,倒數10分鐘的時間,並提醒學員填答後自行離開,等倒數結束再關閉會議室。至於培訓後的問卷統計分析及結案等作業,與實體課程並無差異。

  在此之前,也已經辦理多次遠距公開課程及直播培訓等活動,比較來說,具體的差異在於因為有雙方共同作業,必須很明確了解雙方的彼此分工,且要有能力互相支援,以防其中一方突然有狀況,另外,就是更加強調課程的互動性,以確保學員能夠積極投入,避免因為遠距課程導致吸收不佳。以上為協助跨國企業辦理遠距培訓的經驗分享,希望能給需要進行遠距培訓的夥伴們一些參考。
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