關鍵定錨 掌握策略制定4 流程》策略共識營之前

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  又到歲末年終,許多企業會在此時舉辦策略共識營或類似活動,訂定明年策略。顧名思義,共識營的存在,是為了求取策略共識,因此不少企業會將之設計得頗具儀式性,希望透過活動「儀式化」的氛圍促進目標達成。久而久之,對共識營的儀式性重視,可能遠大過於策略的有效性。

策略共識營存在目的

  很多企業將策略共識凝聚的重點擺在共識營,這是一種把手段當作目的的迷思。共識營不只是要對策略有共識,更要確保所產出策略的正確性;其只是策略形成的一個節點,甚至不是終點。策略是否正確、有效或創新,取決於策略訂定過程的嚴謹與細緻程度。到了共識營舉辦的階段,幾乎不太會對策略進行更動,而是確保企業整體對所形成的策略有一致的認知。

共識營之前:提供策略成形養分

  一個好的共識營,前期的策略成形設計會比共識營當日如何進行更為重要。在舉辦前的策略制定基本流程,約略可以分為4大階段:

  STEP 1 分析當下情境與經營問題

  STEP 2 訂定策略目標

  STEP 3溝通協調發展方向

  STEP 4形成具體行動方案

  我們常說的策略創新,並非只是讓創新要素存在共識營階段,而是在上述的整個流程中,提供充足的「養分」,讓創新思維在策略訂定過程中開花結果。這些「養分」包含:充足的參考資料、適切的分析工具、開放性的想像力、有效的溝通手段等。

策略制定4流程:找出創新切入口

STEP 1分析現況:資料越充足越可拓寬策略視野

  在「分析當下情境與經營問題」階段,充足的參考資料是必要條件。過去資料大多包含:內部經營層面的財務與業務資訊、外部層面的市場或產業分析資訊等。近年大數據分析工具普及,分析層面可以考慮擴大資料分析的歷史跨軸,讓軟體找出數據隱藏的規律;資料收集面也可考慮從網路上,透過爬文工具直接從市場端抓取更直接的資訊,透過資料標記方式,整合數據與非數據性資料,讓公司的經營數據與市場事件有更直觀的連結。例如:公司經營數據變動時,市場有哪些趨勢性事件發生?具備更多的資料,就可以拓寬策略視野。

STEP 2訂定策略:情境想像力是關鍵

  「訂定策略目標」階段的重點,很多人都誤以為是KPI,而KPI本質上,其實是反映對未來策略達成情境的「數據化描述」。因此,對未來策略達成情境的「想像力」才是關鍵。此階段建議可以使用「情境模擬」的方法,想像未來情境的策略規劃重點。

  尤其近來環境變動劇烈,各種外界風險要素頻現,策略規劃就需思考各種環境下,企業可能面對的情境,評估這些情境發生的可能性,就高可能性的目標訂定不同策略。以服務業為例,可思考疫情衝擊高低2種情況下的策略目標。風險高時,設定的策略目標可能是存活指標;風險低時則是市場競爭指標。

  在想像情境的過程中,可設定固定因子與動態因子。固定因子,指的是短時間內不會有劇烈變動的要素,多半是環境要素,例如:公司所處地區、政府中長期政策、市場人口結構等,這些因子通常也不受企業控制,可以作為情境框架;動態因子即是各種想像得到,可以影響企業經營的要素,這也是「創新」的發揮空間。企業對未來的想像力有多豐富,就能有多少風險抗力,在策略選擇上也會更有餘裕。

STEP 3溝通協調:責任與資源分配取得共識

  「溝通協調發展方向」階段的重點,在於組織內不同部門,對於策略目標實踐過程中,哪些事務應該分工或合作具有共識。其中,要協調的重點,就在於責任與資源的分配。

  為了確保溝通的有效性,最好讓所有參與者能在共同的框架下進行對話。這個框架,可以借用管理學理論或結構化的模式進行,例如:企業常用於經營轉型的商業模式創新九宮格,在溝通前即可透過課程或文獻資料,讓所有人對此有一致性了解。

  此外,為了避免部門本位主義在此階段產生負面影響,參與討論的各方要具備「從其他與會者立場思考」的能力,這一點可以透過類似政策遊說的方式,例如:不同部門主管對其他部門參與者進行策略辯論與推銷,透過互動過程,理解其他部門主管所面對的情境。

STEP 4具體行動:找出高投入產出比的執行力

  在「形成具體行動方案」階段,創新的重點在於找到高投入產出比的執行方式,建議可以採用中國生產力中心張寶誠總經理的2階段創新觀點:先在既有事物上察看是否有更好的精進方式,若都已臻完善,再思考轉換不同路徑創造新事物。這2種創新的出發點,都應該立基於顧客成功的理念上,如果在顧客身上找不到好的切入點,則可以考慮從顧客的角度進行思考。

  行動方案的可行性,也是本階段重點。企業常只記得往上堆疊新做法、新任務,卻忘了在既有的事物減省、空出人力與資源。此處推薦可參照張總經理的「加減乘除」策略思考原則(見P32右下文章資訊),精確計算新策略執行需要哪些資源、人力與技能,方能讓策略行動方案具備高可行性。

共識營辦理:理性策略×感性交流

  最後談到共識營的辦理,在此階段可能會有較多之前只參與部分策略規劃的成員加入,因此要先讓這些成員了解策略的全貌,進而知道自身在未來總體策略中的角色。

  如同前面所提,策略到這個階段已經不會有大變動,但要在此階段讓這些成員具有參與感並加強認同感,所以可以選擇執行彈性較大或較具人文氛圍的相關議題,例如:企業文化的建構、幸福辦公室營造等,加入共識營活動中。

  同時,也可設計不同於往常會議式討論的溝通方式,讓與會者可以在情緒相對放鬆的情況下,用較感性的方式交流。這裡可執行方式多樣,適當地加入遊戲元素,會讓共識促成過程更有趣。例如:打造理想辦公室的議題,我們就曾採用讓參與者以積木堆疊的方式進行創作,效果相當理想。

  最後,提醒一點,策略畢竟是理性作為,共識營不管再輕鬆有趣,最後都要進行策略執行重點的確認,明確各項工作計畫與負責人,同時設定追蹤機制確保策略能有效落實。

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