BI製作步驟大解析

　　BI（Business Intelligence）商業智慧是目前在進入AI預測前，很重要的可視化工具，何謂BI商業智慧呢？ 商業智慧 = 知識+經驗，將平常經營管理的經驗量化後，利用現有企業中ERP、PLM、MES、WMS…等系統中的資料，分析轉換成知識，輔助決策者做出正確且明智的決定。在目前數位轉型的議題下，該如何務實的導入可執行可使用的BI呢？ 接下來，筆者將一一為各位解說BI製作的過程、步驟作法及注意事項。

　　BI執行分為6個步驟：

　　１．選定議題：先確定要做的議題與範圍，將問題利用5W1H寫清楚，確認問題情境與分析意圖，釐清利害關係者需求與評估商業價值。

　　舉例：在一家中小企業中，林廠長希望能將目前導入的ERP、MES裡面的資料進行可視化看板即時呈現製造狀況，但不知道該從何處下手？

　　這時可以請廠長與相關成員共同先來討論一下5W1H，定義出BI的範圍與議題，切記！ 一開始一定要設定出使用情境與管理機制連結，之後BI使用才能發揮效用。因為一開始模糊定義，最後就沒有人使用，這是最常發生的問題，常常數位工廠看到很多看板，但是最後做好後，只是呈現出來，但是對於日常工作完全無法幫得上忙。

　　先討論想在哪個場合、哪個會議使用？想監控哪些問題或議題？ 數據來源可從哪個系統或資料得到？ 此議題誰要REVIEW BI指標？ 誰要負責BI指標的問題分析與行動方案？

　　以這個案例而言，討論後，決定希望先從每日30分鐘的晨會REVIEW BI開始做起，每日晨會由生管報告，廠長進行每天OEE設備機台的REVIEW，並針對每日生產排程的達成率進行確認，以及每日生產品質直通率的檢討與改進。目前資料來源可先由ERP、MES取得。

　　２．量化目標與參數（指標）：接下來，開始盤點現況的生產資料與層級關聯，先將資料範圍、監控流程、與相關可用數據源盤點出來。

　　再來將晨會需要監控的指標定義出來，可以包含因果階層關係，比方說希望看到OEE整體指標後，能知道是哪個指標出問題，再往下追溯原因層進行說明。切記！ 這個步驟可以先盤點出資料與系統的現狀，以及BI監控指標的因果關係，並開始定義出指標公式，但因為數據資料還沒看過，所以公式可以先量化定義出來，後面可能都會調整。

　　３．數據蒐集計畫：將上面量化後的指標值進行數據蒐集計畫，先計畫指標值的公式、系統來源、誰負責確認欄位、先從哪個時間段的數據開始模擬。這部分就要開始進行數據蒐集前的準備，所以可能會蒐集出多個出處的資料源，也有可能會有系統、EXCEL都要一起蒐集的狀況。切記！ 數據蒐集計畫可以多蒐集一些，後面再依據數據清理與探勘後，進行整理與歸納。

　　４．蒐集與整理數據：這步驟主要是要對數據欄位進行解讀與對應、清理的步驟，是最容易迷失方向的步驟。通常在蒐集數據資料的時候分為兩種情況，一種是先轉成小量資料EXCEL，一種是直接串接系統TABLE。

　　若是轉成EXCEL，可以輕量化先進行欄位解讀與數據標準化確認，先做出POC後，再將POC直接改成串接系統TABLE（資料表格），優點是POC製作快速，缺點是還要再做一次連結實際資料庫。另一種是直接串接系統TABLE，這種方式要先進系統TABLE去解讀資料字典，先了解每個欄位，若直接進系統串TABLE，最好跟該系統SI廠商共同完成，會較快較有效率，此種方式優點是直接串連系統後，BI就可以即時呈現系統數據，缺點是前面解讀TABLE時間會較長才能開始動手做BI。

　　在清理數據源的時候，目前BI都有提供相關資料源清理的工具，比方說TABLEAU就會提供Pre-Builder tool，先將資料源串進去，可以快速解讀各欄位資料狀況，也可以快速清理異常值。若是沒有用工具進行數據解讀，則要與負責數據來源蒐集的成員討論清楚，也是一種較快速的方式。切記！ 這步驟很多數據TABLE要解讀，不要迷失方向，先以最關鍵的一張TABLE解讀完整即可，其他TABLE可以大致了解即可。比方說，OEE主要TABLE一定是報工TABLE，就先將報工TABLE欄位了解清楚，應該就可以做出7~8成指標，接下來再去對應可能需要串接到產品規格或產品名稱等更多TALBE。對公式不熟悉也可以直接請教負責蒐集的成員，他們會有更多解決方式可以參考。

　　還有，不要局限於公式訂了不能改，很多時候很多場域，實際作業與平常生產的模式會不同，可以先定義出一個公式且可以利用數據呈現後，開始持續監控指標的變化量即可。重點在這個指標值未來能持續監控變異，提升效率，不是在要求完美的公式或要跟課本一樣。只要先設定一個標準指標，開始實際執行，每天監控，利用此指標提升效率即可。

　　５．數據探勘與分析：接下來，就要將整理好的數據源連結到BI，進行聯集、串集等動作。數據源串流這個動作，可以先請IT將需要串接的數據源重新做成一個TABLE再進來，也可以先在BI串接分析後，再請IT進行簡化TABLE動作。先將數據源串至BI，就可以先從主表格進行BI圖表設計與分析。切記！ 此步驟執行前要先清楚了解各表格串連的先後順序，才不會做完好多張報表後，全部要重新串聯因果關係。

　　BI數據分析的圖表，可以先參考使用者的週報、月報，也可以參考BI工具網站有很多免費模板可以參考，這個步驟主要是將數據呈現出分析後的圖形與表格。在製造業中，以前的習慣很常看表格，但是BI主要是以視覺化圖型為主，這部分在執行時，常常會有習慣性無法改變的問題出現，或是使用者無法想像圖型應該長甚麼樣子，或是看到圖型會出現不安全感，覺得資訊揭露過少的疑慮。切記！圖優於表，表優於文字。

　　BI用圖表主要是快速看到警訊，看到異常，或是看到預警。所以BI製作主要先想到晨會關切的是OEE變好還是變壞，所以先從大警訊開始設計，先看今天較昨天是上升還是下降。OEE上升時有沒有特殊異常機台藏在裡面沒看到？ OEE下降時原因為何？ 先將警示從大到小展開，先從面看到線最後才到點，就可以快速瀏覽整個生產變異狀況。不用一開始就看小的單點問題內容，浪費時間，最後失焦不知道今天REVIEW到底OK不OK。

　　６．BI預演及建議：製作完成的BI，可以先做標準操作說明書，先跟晨會參與同仁說明一次，再由一位主要負責會議演練的同仁（生管或製造）進行晨會預演。並分派每個指標的負責人，以及晨會執行方式與規定。比方說，由生管進行報告，製造說明機台、人員異常原因，品保說明良率問題與原因，最後廠長確認今天整體績效是否較昨天好或差，進行持續改善。切記！ 一開始可視化BI不用太執著於數據要完全正確無誤才能開始，可以每天看到問題及修正，先共同養成習慣，數據會越看越對，不是要等全部都好了才開始，有時光要數據正確，可能延誤半年甚至更久都有可能。也可以一開始不要太複雜的圖表作圖，越簡單越好，可以先改變習慣從原本由小到大看問題（先看數據再看結果），開始改成由大到小看問題（先看結果再追數據），這樣BI就能快速發揮其功效，並且與實際執行的管理方式連結，產生效益。