BI製作步驟大解析

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  BI(Business Intelligence)商業智慧是目前在進入AI預測前,很重要的可視化工具,何謂BI商業智慧呢? 商業智慧 = 知識+經驗,將平常經營管理的經驗量化後,利用現有企業中ERP、PLM、MES、WMS…等系統中的資料,分析轉換成知識,輔助決策者做出正確且明智的決定。在目前數位轉型的議題下,該如何務實的導入可執行可使用的BI呢? 接下來,筆者將一一為各位解說BI製作的過程、步驟作法及注意事項。

  BI執行分為6個步驟:

  1.選定議題:先確定要做的議題與範圍,將問題利用5W1H寫清楚,確認問題情境與分析意圖,釐清利害關係者需求與評估商業價值。

  舉例:在一家中小企業中,林廠長希望能將目前導入的ERP、MES裡面的資料進行可視化看板即時呈現製造狀況,但不知道該從何處下手?

  這時可以請廠長與相關成員共同先來討論一下5W1H,定義出BI的範圍與議題,切記! 一開始一定要設定出使用情境與管理機制連結,之後BI使用才能發揮效用。因為一開始模糊定義,最後就沒有人使用,這是最常發生的問題,常常數位工廠看到很多看板,但是最後做好後,只是呈現出來,但是對於日常工作完全無法幫得上忙。

  先討論想在哪個場合、哪個會議使用?想監控哪些問題或議題? 數據來源可從哪個系統或資料得到? 此議題誰要REVIEW BI指標? 誰要負責BI指標的問題分析與行動方案?

  以這個案例而言,討論後,決定希望先從每日30分鐘的晨會REVIEW BI開始做起,每日晨會由生管報告,廠長進行每天OEE設備機台的REVIEW,並針對每日生產排程的達成率進行確認,以及每日生產品質直通率的檢討與改進。目前資料來源可先由ERP、MES取得。

  2.量化目標與參數(指標):接下來,開始盤點現況的生產資料與層級關聯,先將資料範圍、監控流程、與相關可用數據源盤點出來。

  再來將晨會需要監控的指標定義出來,可以包含因果階層關係,比方說希望看到OEE整體指標後,能知道是哪個指標出問題,再往下追溯原因層進行說明。切記! 這個步驟可以先盤點出資料與系統的現狀,以及BI監控指標的因果關係,並開始定義出指標公式,但因為數據資料還沒看過,所以公式可以先量化定義出來,後面可能都會調整。

  3.數據蒐集計畫:將上面量化後的指標值進行數據蒐集計畫,先計畫指標值的公式、系統來源、誰負責確認欄位、先從哪個時間段的數據開始模擬。這部分就要開始進行數據蒐集前的準備,所以可能會蒐集出多個出處的資料源,也有可能會有系統、EXCEL都要一起蒐集的狀況。切記! 數據蒐集計畫可以多蒐集一些,後面再依據數據清理與探勘後,進行整理與歸納。

  4.蒐集與整理數據:這步驟主要是要對數據欄位進行解讀與對應、清理的步驟,是最容易迷失方向的步驟。通常在蒐集數據資料的時候分為兩種情況,一種是先轉成小量資料EXCEL,一種是直接串接系統TABLE。

  若是轉成EXCEL,可以輕量化先進行欄位解讀與數據標準化確認,先做出POC後,再將POC直接改成串接系統TABLE(資料表格),優點是POC製作快速,缺點是還要再做一次連結實際資料庫。另一種是直接串接系統TABLE,這種方式要先進系統TABLE去解讀資料字典,先了解每個欄位,若直接進系統串TABLE,最好跟該系統SI廠商共同完成,會較快較有效率,此種方式優點是直接串連系統後,BI就可以即時呈現系統數據,缺點是前面解讀TABLE時間會較長才能開始動手做BI。

  在清理數據源的時候,目前BI都有提供相關資料源清理的工具,比方說TABLEAU就會提供Pre-Builder tool,先將資料源串進去,可以快速解讀各欄位資料狀況,也可以快速清理異常值。若是沒有用工具進行數據解讀,則要與負責數據來源蒐集的成員討論清楚,也是一種較快速的方式。切記! 這步驟很多數據TABLE要解讀,不要迷失方向,先以最關鍵的一張TABLE解讀完整即可,其他TABLE可以大致了解即可。比方說,OEE主要TABLE一定是報工TABLE,就先將報工TABLE欄位了解清楚,應該就可以做出7~8成指標,接下來再去對應可能需要串接到產品規格或產品名稱等更多TALBE。對公式不熟悉也可以直接請教負責蒐集的成員,他們會有更多解決方式可以參考。

  還有,不要局限於公式訂了不能改,很多時候很多場域,實際作業與平常生產的模式會不同,可以先定義出一個公式且可以利用數據呈現後,開始持續監控指標的變化量即可。重點在這個指標值未來能持續監控變異,提升效率,不是在要求完美的公式或要跟課本一樣。只要先設定一個標準指標,開始實際執行,每天監控,利用此指標提升效率即可。

  5.數據探勘與分析:接下來,就要將整理好的數據源連結到BI,進行聯集、串集等動作。數據源串流這個動作,可以先請IT將需要串接的數據源重新做成一個TABLE再進來,也可以先在BI串接分析後,再請IT進行簡化TABLE動作。先將數據源串至BI,就可以先從主表格進行BI圖表設計與分析。切記! 此步驟執行前要先清楚了解各表格串連的先後順序,才不會做完好多張報表後,全部要重新串聯因果關係。

  BI數據分析的圖表,可以先參考使用者的週報、月報,也可以參考BI工具網站有很多免費模板可以參考,這個步驟主要是將數據呈現出分析後的圖形與表格。在製造業中,以前的習慣很常看表格,但是BI主要是以視覺化圖型為主,這部分在執行時,常常會有習慣性無法改變的問題出現,或是使用者無法想像圖型應該長甚麼樣子,或是看到圖型會出現不安全感,覺得資訊揭露過少的疑慮。切記!圖優於表,表優於文字。

  BI用圖表主要是快速看到警訊,看到異常,或是看到預警。所以BI製作主要先想到晨會關切的是OEE變好還是變壞,所以先從大警訊開始設計,先看今天較昨天是上升還是下降。OEE上升時有沒有特殊異常機台藏在裡面沒看到? OEE下降時原因為何? 先將警示從大到小展開,先從面看到線最後才到點,就可以快速瀏覽整個生產變異狀況。不用一開始就看小的單點問題內容,浪費時間,最後失焦不知道今天REVIEW到底OK不OK。

  6.BI預演及建議:製作完成的BI,可以先做標準操作說明書,先跟晨會參與同仁說明一次,再由一位主要負責會議演練的同仁(生管或製造)進行晨會預演。並分派每個指標的負責人,以及晨會執行方式與規定。比方說,由生管進行報告,製造說明機台、人員異常原因,品保說明良率問題與原因,最後廠長確認今天整體績效是否較昨天好或差,進行持續改善。切記! 一開始可視化BI不用太執著於數據要完全正確無誤才能開始,可以每天看到問題及修正,先共同養成習慣,數據會越看越對,不是要等全部都好了才開始,有時光要數據正確,可能延誤半年甚至更久都有可能。也可以一開始不要太複雜的圖表作圖,越簡單越好,可以先改變習慣從原本由小到大看問題(先看數據再看結果),開始改成由大到小看問題(先看結果再追數據),這樣BI就能快速發揮其功效,並且與實際執行的管理方式連結,產生效益。

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