5S的終極原子習慣養成術

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  作業現場的5S說簡單不簡單,說困難也不困難,簡單在於清潔打掃人人都會,困難在於如何養成習慣,內化成為公司文化。本文借鏡《原子習慣》這本書的習慣迴路,探討如何形塑應用於作業現場的5S活動,讓原本任務導向的5S,藉由行為模式迴路的機制,加速創建適合5S的作業環境,打造全員5S的習慣文化。

|什麼是 5S ?

  5S 源自於五個日文字 SEIRI (整理)、SEITON (整頓)、SEISO (清掃)、SEIKETSU (清潔)、SHITSUKE (教養),用於作業現場的整齊有序、不忙亂的紀律要求,就像出門照個鏡子整理儀容,回家襪子不亂丟,要求小孩子玩具玩完要收好一樣。

  你以為很簡單嗎? 那你就太低估人的惰性與現場作業的忙亂了,一忙起來哪還顧的了門面?! 然而這樣既簡單又難以養成的紀律要求,卻是形塑豐田式生產體系(又名精實或精益生產)重要的基石。

  5S 知易行難,開始很簡單卻也最難維持,倘若能搞定人性本懶的弱點,其他都不是難事。

首先來看看5S分別代表什麼意思?

  1. SEIRI整理

區分要和不要,要的留下,不要的捨去,去蕪存菁,降低作業時的雜訊與干擾,減少消耗大腦思考的精力。

  1. SEITON整頓

將要的東西做到「三定」,即將物品分門別類進行標示(定品),選擇於適當地點固定位置放置(定位),依需要的數量進行存放與保存並定期或定量的補給(定量)。

  1. SEISO清掃

針對工作的環境進行打掃,清除雜亂、垃圾、污垢、異物等,維持環境的整潔 。

  1. SEIKETSU清潔

定期地做好「整理」、「整頓」、「清掃」三 S,確保能毫不費力地在任何時候,在固定的位置取得所需要數量的物品。

  1. SHITSUKE教養

讓清潔有序內化成為行為的準則、習慣、文化,建立有紀律之 5S 風氣,毋需多加監控或要求,成為自然而然的風氣、習慣、行為。

|為什麼需要 5S ?

  作業現場導入5S 的目的是希望能有效提升工作效率,並降低作業現場的環安疑慮,提供品質優良的產品,以產出符合客戶期待的產品。

  還記得在半導體業時不時會有客戶到場稽核,有一次一個日本客戶進到了無塵衣的換裝區,隨手摸了一下置物櫃上方是否有灰塵,當下就說不用進無塵室了,隨即記下缺失改善項目。

  在日式管理,如果連最簡單的事都做不好,也就無法期待有多高超的技藝與高品質的產出,其實這體現了日本的藝匠職人精神,簡單的事情重複做,而且做到極致,就是不簡單。出自達文西的名言「簡約是複雜的極致」( Simplicity is the ultimate sophistication.) 被蘋果傳奇執行長賈伯斯奉為圭臬。

  而整齊、清潔、有序的作業現場能減少作業的分歧雜亂,提升工作的效率,舉個製造現場曾經經歷的場景重現,一早開班,作業員開始東奔西跑,看起來好像非常精實,一問之下是在找 SOP、找治工具、找材料、找工程師、找領班、找…,所有東西都找到的時候也差不多要休息了,大部分的時間都浪費在毫無創造價值的事情上。

  所以 5S 的目的在於消除浪費,側重於價值的創造,藉由 5S 的要求來塑造一個清爽的工作環境,工作於其中能保持剛剛好的優雅,達到心流的境界,讓工作所需的任何事物,皆在對的時間、出現在對的地點,為對的人所使用,Just in time,打造一切得剛剛好。 

| 5S 有什麼難的?

  是阿! 拿起掃把開始打掃有什麼難的呢? 只是要不要做而已吧! 真是如此嗎?

  或許導入很簡單,但要維持成為習慣卻很難,因為每個人都有其個別的習性,彼此認知的差異造就不同的標準,在初期的「整理」、「整頓」、「清掃」,或許可以因為只是平常沒有做,可以馬上有意識地開始進行,但隨著時間推移,沒有週期性的維持,後續的「清潔」、「教養」便無法延續。再者是否全員都有 5S 的意識,還是只是應付上級的交辦,又或老闆與經理人無此認知,在施行導入時皆影響 5S 的成敗。

|如何導入 5S ?

  既然 5S 是一件知易行難的事情,而養成 5S 的習慣更是其中的關鍵。

  在《原子習慣》這本書中,作者 James Clear 提到習慣的形成必須經過「習慣迴路」的四個階段,分別是「提示」、「渴望」、「回應」、「獎賞」,缺一不可,若能加速這個「習慣迴路」四個階段的進行,將有助於加速 5S 的導入。

先來看看什麼是「習慣迴路」:

  1. 提示

任何感官的刺激所引起的注意如手機的鈴聲,燈光的號誌或標語,皆是提示促使引發後續回應的行動。

  1. 渴望

經由提示所引起內心的思考或情緒的起伏,而觸發回應的思維或想法。如紅燈停綠燈行,內心的渴望是避免被車撞。

在此是指針對提示所觸發之內在的反應。

  1. 回應

因應內心的渴望所做出外顯的行為。如看到紅燈馬上停止腳步,綠燈亮開始起步。

  1. 獎賞

在回應動作之後,滿足了內心渴望的期待,可以是如願得到的獎賞或避免了的懲罰。

  再舉一個「習慣迴路」的例子,當收到訊息優惠通知的鈴聲時(提示),內心興起想要趕快知道優惠好康的好奇(渴望),馬上拿起手機點開訊息的內容(回應),看到優惠好康的內容滿足了內心的期待(獎賞)。因此此後當聽到手機鈴聲這個提示時,就會馬上連結到拿起手機這個回應,這樣的「聽到」到「做到」經過了連續 21 次的刺激訓練後,便形成了習慣動作,不需多加思索而切換到行為的自動化,所以下次「聽到手機鈴聲」,就會與「拿起手機」配對成功,而成為了習慣動作。

  書中更提到如何加速「習慣迴路」進行的方法;

  1. 讓「提示」顯而易見:時時皆能看到,聽到,想到,聯想到。

  2. 讓習慣有吸引力:擴大內心渴望的程度,加大想像誘惑的力度。

  3. 讓行動輕而易舉:降低「回應」的阻力,加速行動的動力。

  4. 讓「獎賞」令人滿足:滿足內心預期的期待,期望下次行動的到來。

  這讓我聯想到運用此法則的箇中翹楚,某電商零售業 「x皮」,經常會有週間性的免運券優惠,「提示」的動作吸引眼球的關注,而消費者有購物需求時亦經常關注賣場商品的資訊,並將之列於購物車中等待優惠的到來,而此滿足了內心的「渴望」,當收到優惠通知時,馬上下單的過程不超過三個步驟,讓「回應」的行動輕而易舉毫無阻力,也滿足了內心得到優惠的「獎賞」,而這樣的行動迴路成功讓消費者養成在電商購物的習慣。

|如何利用原子習慣導入 5S ?

  回到 5S 的習慣養成,如何應用四法則導入呢?

  1. 提示要顯而易見

- 運用習慣堆疊,在既有習慣的行為後加入欲增加的動作。

- 將 5S 的行為安插在現有既定的工作之後,塑造做完某事後就是做 5S 的提示。

- 具體化行動的意念,將時間與地點的執行意向明確定義,可利用SMART法則做提示的規劃。

- 固定時間與地點來進行 5S,創造固定的頻度與規律。

- 打造明顯的視覺提示環境,隨處皆能接收到提示、暗示、明示。(這與行銷的置入異曲同工)

- 在作業現場擺放顯而易見之打掃清潔用具,塑造「看到」就「想到」的提示。

- 打造視覺標語宣導 5S 作業,或利用鐘聲提示 5S 的工作開始。

- 單純化工作環境的功能,降低雜訊的干擾。

- 在作業現場就是作業,而沒有其他的閒雜工作,在休息室就是休息、滑手機、打屁、喝水、聊天…。護國神山台積電就是如此,上班不能使用自己的手機,工作的時候就是專注。而此單純化空間功能有助於環境所形塑的氛圍提示,在哪裡就該做什麼事,亦易於現場走動管理的可視化。

  1. 渴望要有吸引力

- 利用「誘惑綑綁」,將「想要」的獎賞與「需要」的回應行為進行配對,讓「想要做」的事安插在「需要做」的事之後。

- 如做完 5S 就休息、下班、打怪...,形塑做完 5S 後的好康連結。( 這用最多的是管制屁孩滑手機的父母,可用以控制孩子的行為,吸引力之大,難以形容,但有年齡限制,孩子大了,這招就不管用了。)

- 形塑日本職人的形象文化,職人專業、整潔、有紀律,誘使正向追隨的拉力。

- 創造一個動機儀式,將重點放在好處而非負擔,由負面之心態轉念為正向的意念。

- 如聽到輕鬆的音樂,就代表 5S 的時間到了,隨之完成後就是休息。

- 轉換「又要做 5S」的心態,變成「和職人一般的專業 5S」。

  1. 回應要輕而易舉

- 降低行動的阻力,增加行動的動力

- 先開始再完善,先起步再進步,增加 5S 的頻度而非一開始就要求極致的品質。

- 提前準備好易於施行的環境

- 打造隨手就能取得清潔用具的作業現場,而非還要跑到老遠的掃地用具間操傢伙,尤其後疫情時代腦霧的多,可能下一刻會忘記掃把在哪? 或拿掃把要幹嘛? 的情況發生。

- 運用「兩分鐘法則」,易於行動的起步。

- 如果目標「分門別類」太難,那就先區分「要」與「不要」;如果「垃圾分類」太難,那就先「垃圾集中」。

- 應用工具讓習慣自動化,批次工作處理。

- 清潔機器人、自動倉儲等管理工具的應用。

  1. 獎賞要令人滿足

- 運用強化法,在完成習慣後給予「立即性」的獎賞;強化獎賞帶來行為的重複,強化懲罰則是帶來行為的避免。

- 定期的 5S 評比競賽與表彰獎勵,及時給予立即的獎勵回饋。戴勝益時代的王品集團即是採用立即性的「當月紅利分紅」來激勵員工,有別於業界年度分紅,讓獎勵即時更有感。

- 建立習慣追蹤機制,運用視覺的習慣追蹤工具,讓習慣不中斷。

- 確保現場開線前與結束時的垃圾桶清空,上班就是空桶,下班前就是要清空。

- 建立 5S 追蹤表格於公布欄,於每次的 5S 活動後進行紀錄,讓習慣綿延。執行後的檢核需即時,持續PDCA的循環。

- 持續不中斷,回顧檢視回到正軌。

- 藉由習慣的追蹤來調整與優化 5S 活動。

  最後一張圖回顧習慣迴路行為建立在各步驟的要點,期望大家應用於自己或組織環境當中,讓好習慣延綿,壞習慣退散,專注於每天持續地優化與進步。

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