當變數成為常態 新時代專案管理 隨時打掉重練

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【文/黃泓嘉 圖片提供/達志影像、姜禮國】

  專案管理長久以來是經理人們的必修課程,前述篇章提及的90 天成長計畫也包含在內,都是學習如何在既定的時間內,有效率、有節奏地達成目標。企業裡中階主管面臨的只是單一部門3 至5 個專案,但高階經理面對的卻是橫跨無數部門,50個以上錯綜複雜、合作協同的專案內容,組成完成企業目標的大型專案。在此情況下,經驗較不足的高階經理人常會手忙腳亂,在制定年度規劃時信心滿滿也安排得極為完美,卻在第一季時開始陷入焦慮,煩惱時程與進度為何不在規劃之內,在第三季時陷入蠟燭多頭燒的困境,到處調整救火。而過往制定年度計畫1年可以算短期,3年是中期計畫,5年是長期計畫,短期計畫不會有太大修正,但現今快速變動的時局下連1年的計畫變數都極為巨大。在時代背景變化下,專案管理面臨的實務困境有什麼解方?本次透過與中國生產力中心(CPC) 姜禮國顧問的問答對談,藉由其多年企業輔導與實務授課經驗為高階經理人們解惑。

先有認知所有計畫
不可能照預期完美執行

  姜禮國顧問提及:「經理人們要有認知雖然我們制定計畫,但計畫大多數時間不會如預期完美執行」,如2011 年日本的311大地震,9.0 級震度引發的海嘯、餘震重創日本經濟,日本首季GDP 負成長3.7%, 全年GDP 負增長0.9%,當時在地震隔日日本內閣府就下調了經濟預測甚至是負增長。當GDP 預測為負成長,各行各業勢必受到直接衝擊,原本的年度計畫可說是直接打水漂。

  日本IBM 總經理立即提出要修正年度計畫,但在IBM 這種跨國企業裡,不可能單獨為日本調整全球佈局,最後採取的做法為,美國總部協調將日本分公司年度目標與預算支持分配至其他區域,比如台灣、東南亞等地。從企業整體來說,這樣的做法是為了保持目標達成,當專案確定延宕甚至失敗,如何調整資源協同或合併其他專案,甚至將經費轉移(如日本IBM),進而達成總體目標,也是經理人重要的技巧。

  專業經理人必須習慣應對突發狀況,在工作推動過程中一定會有衝突與變數,COVID-19、俄烏戰爭這些都不是可以去預測的,誰能想到2020 年過完年疫情就在各國爆發、俄羅斯在參加完冬季奧運後就揮軍烏克蘭。除了人禍,天災也讓人防不勝防,加拿大野火、北京歷史洪災、夏威夷茂宜島大火等,變幻莫測讓人疲於因應。這些都會對原有的營運規劃添加變數,卻是經理人必須面對的。

將變數當常態
風險控管設定緩衝值

  如今變數已經不稀奇,而是成為一種新常態,當歷史紀錄、百年一遇災害不斷被每年突破,變數就不再是突發狀況,而是該在年度規劃時列入考量的常態,這部分就得依靠專業經理人的經驗累積去提前佈局與預防迴避,當經驗越多、思考越周全,規避風險的機率就會提高。我們也可以從風險控管著手,無法預測突發狀況,那就預留緩衝(Buffer) 抵擋變數,如電力公司會預留備轉容量,為當天可以調度的供電餘裕;許多公司也會有安全庫存,以防物價波動、原物料供應斷鏈等情形。許多經驗較少或過度樂觀的管理者,會將產能、利用率等規劃至滿載狀況,忽略了機械故障、原物料調度、資金運轉等可能情況,那原本的目標勢必無法完成,緩衝的意義就在於此。

  但也不是過度地壓低產能,60%、70%的產能利用率又過於保守,等於30% 的原有營收被過度保守而浪費。3%、5%甚至10%的緩衝值要依靠經理人的經驗去拿捏預留,也要參照各行各業的實際情況調整,餐飲業平日周一至周五可能來客數較少,周末才是高峰時刻,晚上又多於中午;航空業寒暑假為旅遊高峰期,其餘時間可能要推出促銷策略;科技業出貨旺季為第三、四季,經理人須因地制宜結合各產業實務狀況。

設定1 年短期目標
長期目標動態調整

  經過COVID-19 洗禮下,少有人敢再去規劃3 至5年的中長期目標,加上影響時間之久遠超過我們經歷 SARS 後疫情 3 至 6 個月會消散的國際預測,又快又急又久的疫情已打亂所有企業計畫。姜禮國顧問建議:「應該務實一點,1 年 1個短期目標,3 至 5 年的中長期規劃,應轉變成對趨勢、大局觀測的長期觀察。」

  隨時觀察大環境變化,對計畫做動態調整,不能悖離現實而忽略可能會發生的困境,如近期巴拿馬運河面臨缺水危機,2023 年 1 月開始限制貨船通行數與貨運量限制,如乾旱未獲得緩解, 預期將再實施1 年的限航令,巴拉馬運河的減量降載絕對會影響到它的貨運成本、運送時間,此時專業經理人就要及時調整策略做出應對。以往可能不需要大幅修改年度計畫,但現今需要每季甚至每月觀察實際現況,評估是否會造成重大影響。

  中秋佳節將近,業者在年初、年中勢必已針對中秋糕餅備料提前佈局,去年就遇到缺蛋危機,造成很多業者停售部分品項,或是成本必須提高,而今年因有農業部協助、外來進口蛋穩定蛋價。這些都不是在制定年度計畫時可以預期的,所以需要經理人隨時關注市場進行動態調整,學習專案管理的目的就在此,不是要完成更多的工作量,而是留下時間觀察趨勢、思索對策,做出正確的決策。

建立人脈輔助判斷
排出個人價值優先順序

  專業經理人如被瑣事牽扯大多數時間,會使他們進入誤區而忽略真正影響專案的訊息與因素,不同的專案需考慮的訊息不盡相同,資訊案可能要顧及國際法規、隱私權規範;生產專案需要考慮原物料波動、地緣政治等因素;服務專案可能需要思考人口結構轉變、消費者型態等,這些都需要經理人花費大量時間去疏理。

  《第五項修練》作者彼得.聖吉曾開了一門CEO課程,帶領數十位高階主管們前往沙漠學習打禪靜坐與放空的課程,看似與商業管理毫不相關,但透過清空大腦中的思緒,這些經理人可以專注在需要他們思考的問題。其實原理都一樣,就是要找出時間去細細思索影響專案進程的各種原因,並做出應對。

  但對於缺乏經驗的經理人們又該如何呢?姜禮國顧問建議可以參加類似EMBA 的進修課程或是國際論壇等,除了學習新知以外,也可建立不同產業的人脈關係。更重點的是,當遇到相關專案問題或是跨界合作時,就可以詢問產業相關人士做出更準確的判斷。最後姜顧問也提及,專案管理其實也涵蓋個人生活,工作並不是唯一價值,應該排序家庭、健康、工作等優先順序,將與親子相處、健身運動與自我成長等時間也排入其中,才能成為一位真正的專業經理人。

 變動時代專業經理人應做到

  1. 清楚明確判斷專案達成目標與實際成果,以產出成果回推工作量與投入資源。
  2. 釐清會影響目標達成的內外部原因,隨時動態調整。
  3. 盡可能預留緩衝(空間/時間/資金等)。

 

【更多精彩內容請見《能力雜誌》2023年9月號,非經同意不得轉載、刊登】

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