身為一個剛畢業的學生，始踏入專案管理的領域可能會感到困惑和不安。在正式踏入這個領域之前，我有先上網查了一些專案管理的相關資料，並尋求經驗較豐富的主管對於這塊領域的建議，進而了解何謂專案管理的5W1H（常用的問題分析工具）。
- Why：為何啟動專案？釐清執行專案的理由與目標為何。
- Who：誰該參與專案? 必須確保專案取得必要人力。而誰又是計畫中的受益人?
- What、How、When：專案內容為何? 在什麼時間、如何執行？這些問題討論專案的內容、執行方式、時間表、里程碑、風險、品質、成本等面向。
- Where：在哪裡執行? 確定專案執行的地點有助於確保資源和設施的適當分配，以及確定專案優先順序。
執行專案，要檢視專案內、徹底控管風險；提早預知風險，才能快速修正問題的所在。
專案管理的5W1H提供了一個有效的框架，協助團隊了解專案的核心要素。這些問題可以幫助團隊確定專案的目標、參與者、執行方式和時間表，以及專案的執行地點，能更有助於確保專案的方向和目標清晰。
能幫助團隊定義完善的目標，改善效率:若團隊不知道專案目標時，專案不會成功。缺乏清楚目標的團隊，不僅缺乏內在動機，更潛藏往錯誤目標努力，或汲汲營營投入低影響力工作的危機。
(擷取自經理人：專案規劃怎麼做？4張圖帶你一次看，掌握資源、進度不卡關)
(擷取自什麼是專案管理？其優勢是什麼？ [2022] • Asana)
在這裡以某家院所的專案為例，我們的目標是改善醫院的體檢流程和系統，以提高醫療服務的效率和質量。在專案正式開始之前，我們進行了多次需求訪談線上會議，討論了系統的功能和範圍，並大致確定了項目的時間表和里程碑。
我認為有件很重要的事，就是每次開完需求訪談會議後，一定要產出訪談紀錄，這些訪談記錄包括會議日期和時間、出席人員、討論內容、決議事項以及任何行動項目或待解決的問題，確實做好訪談紀錄有助於確保專案的溝通和信息傳遞的準確性;也可作為落實行動的依據，方便日後查證。
因為此專案分成兩個階段，在正式建置之前，我們有先擬定了專案工作計畫書，兩位參與系統建置的工程師則根據專案計畫書的內容開始進行系統的開發和測試。我們持續與對方(比如院內管理層和其他醫療專業人員)進行討論和溝通，以解決可能出現的問題並進行流程修正。為了確保開發的順利進行，我們也會定期舉行內部進度追蹤會議，以確認工作的完成情況、解決任何延遲或阻礙。
隨著專案的進展，我們也進行了系統測試和評估。我們實地參訪、進行了反覆的測試和回饋收集，並根據他們的提供的數據進行必要的修改和優化。透過持續的努力和團隊合作，我們順利地完成了第一階段系統的建置和測試。也透過實地操作教學，確保醫院的工作人員能夠熟悉和運用系統。
然而，礙於院方量能吃緊，專案最終只完成了第一階段的建置。在這個階段，醫院已經能夠體驗到改善後的體檢流程和系統所帶來的效益。然，我認為，除了系統的改善，院方體檢的動線也有需要調整的地方，才能更有利於縮短體檢的時間。例如，醫院的工作人員能夠更快速地進行檢查項目的登記、排程和結果輸入，提高工作效率。
在這整個專案管理的過程中，溝通、協調和持續的改進是至關重要的。我們確保定期舉行會議和討論，以確保專案團隊成員之間的信息共享和協作。同時，我們也與醫院管理層和使用者保持緊密的溝通，確保他們對專案的進展有清晰的了解並提供反饋意見。
在專案結束後，我們進行了專案回顧和學習，以獲取寶貴的經驗教訓。這些教訓將幫助我們在未來的專案中更好地應對挑戰和優化執行流程。
總結來說，此專案是一個具有挑戰性的專案。通過明確的目標設定、持續的溝通和改進，以及與醫院管理層和使用者的緊密合作，我們才能夠在有限的資源和時間內取得實質的成果，提高了醫院的醫療服務效率和質量。這個專案也為我們提供了寶貴的專案管理經驗，使我們更好地應對未來的挑戰和機會。
【參考資料】
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asana，改善團隊工作流程的 5 個專案管理階段
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asana，專案管理的優勢為何？
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經理人，專案規劃怎麼做？4 張圖帶你一次看，掌握資源、進度不卡關