專案管理在現今快速的營運環境中變得愈加重要，尤其是隨著資訊科技的迅速發展，利用資訊系統來進行專案管理已成為一種趨勢，也是執行團隊專業的表現，這不僅提高了專案的效率，還能增強團隊的協作，降低風險，提升計畫執行管理的成效。
執行多個補助計畫後歸納出相關作業流程，補助型計畫一般作業流程如下圖：
補助型計畫利用系統來管理優點如下列幾點：
- 提高效率
以往補助型計畫都是以紙本收件，廠商親送或郵寄到計畫辦公室，專員還要使用excel再登打一次，工作項目繁瑣且可能因為人為的錯誤造成資料遺失，任何進度查詢及統計分析不易進行，當資料過多時，excel操作效率將大為降低。
透過補助計畫資訊系統建立不僅能夠引導廠商依據設定好的格式步驟填寫計畫書、上傳必要文件後送出申請，減少申請廠商的負擔，且幫助計畫辦公室自動化許多專案管理的日常任務，例如任務分配、進度追蹤、資源管理以及工作通知。
透過這些自動化的功能，專案經理和團隊成員能夠將更多時間投入到核心工作上，大大增加工作效率。此外，這些系統通常提供即時數據更新，幫助團隊迅速作出反應。
- 提升決策質量
資訊系統提供的數據分析功能產出各階段數據，使得專管人員能夠基於實際數據做出決策，而不是依賴過去的經驗或花費大量時間去統計，且當專案人員異動時將會造成很大的困擾。
這些需求系統可以生成各種報告，幫助執行團隊了解廠商專案計畫的進度、資源使用情況和預算執行情況，也可應付主管機關臨時要求提供的數據。即時的數據反饋使得專案經理能夠迅速調整策略，從而提升決策的質量和準確性。
- 資源管理的優化
資訊系統可以幫助專案經理更有效地分配和管理資源。透過可視化的資源管理工具，經理能夠清楚地了解每個申請計畫的工作執行進度，並根據需要進行調整。
系統會依進度做各項必要的Email通知，讓不管是廠商、專管人員或審查委員都能即時得知什麼時間與下一步該做什麼，減少作業時間的浪費。這樣不僅提高了資源的利用率，還能防止資源浪費，確保廠商申請的專案計畫能在時間內順利完成。
- 提高專案透明度
資訊系統提供的即時數據更新和報告功能，使得專案計畫的進展情況對所有相關人員都是透明的。無論是專案經理、團隊成員還是高層管理者，都能隨時依權限查看專案的狀態掌握專案進度，這種透明度有助於增強信任，並確保所有人都對專案的目標和進度保持一致。
且日後廠商或業主對專案執行有疑義時，要查找資料都可透過資料庫、上傳的文件或 Log記錄快速找出相關問題點，避免爭議並減少客訴發生。
- 協助計畫辦公室持續改進
資訊系統能夠積累大量的專案數據，這些數據可用於未來專案執行成效的改進。計畫辦公室可以分析過去專案執行項目的成功與失敗，找出專案執行中所遇到的問題點，從中提取經驗教訓，優化專案管理流程。這不僅能夠提升未來專案的執行效率，還能幫助組織在專案管理方面持續進步，以增強競爭力。
- 增加業主滿意度
透過更高效的系統專案管理，廠商能夠更準時地交付申請及期中末報告文件，獲得補助款項或輔導，達成專案執行效率與績效，這直接影響到政府相關部會業主的滿意度。
使用資訊系統可以加強對業主需求的理解，並能夠及時調整專案方向以滿足這些需求。滿意的業主不僅可能提升下次標案成功率，還可能帶來良好的口碑，將可能進行的標案交付執行，進一步推動業務的發展。
結論
利用資訊系統進行補助專案管理的好處不勝枚舉，從提高效率到資源管理的優化，再到改善風險管理和提升決策質量，這些系統的導入為計畫辦公室專案團隊提供了強有力的協助。
在快速變化的商業環境中，專案管理的成功依賴於高效的工具和技術。未來，隨著科技的進步，資訊系統在專案管理中的作用只會愈加顯著。因此，單位執行補助型計畫應積極採用先進的專案管理資訊系統，以保持競爭力並實現可持續發展。