PM專案管理的核心職責：從接手專案盤點到AI工具的實務運用

盤點現況：從中間接手專案的挑戰

　　專案管理的核心，不僅是監督時程，更是整合資訊與資源，確保專案能順利推進。如果是從中間接手專案，第一步必須搞清楚「整個」專案的狀況、需求以及利害關係人。資訊銜接往往容易出現斷點，因此盤點現況是必須的。

　　這包含三個層面：

1. 客戶的狀況，釐清合作模式與會議流程；

2. 案子的時程與專案里程碑，除了產品進度，也要掌握客戶與行銷等協作方的時程；

3. 範疇界定，哪些功能一定要做、哪些可以延後或調整，避免誤判資源。

　　這些資訊掌握完整，才能避免PM誤踩風險或被動挨打。

PM的主責：專業判斷與資訊整合

　　在這樣的過程中，PM的主責不是僅僅完成交辦，而是透過資訊整合與判斷，讓團隊有清楚的方向。尤其在與客戶互動時，千萬不要急於承諾，在範疇與時程尚未確認前，應先同步內部意見。即便可能被質疑「不專業」，其實這正展現了PM的專業判斷力，能保障專案品質並維護團隊利益。

AI工具運用：讓會議與任務更聚焦

　　除了基本的專案盤點，AI工具運用也逐漸成為PM的助力。像是利用 Copilot 自動整理專案會議紀要，或透過 Microsoft Teams 串接待辦清單排程，能讓會議更聚焦於問題解決，避免陷入瑣碎討論。這些智慧工具能幫助PM即時掌握重點，並把心力放在更重要的溝通協商，例如跨部門協調或釐清需求優先順序。

待辦清單排程：主動選擇而非被動交辦

　　在日常管理中，待辦清單排程是推進專案的重要方法。透過「主動選擇」而非「被動交辦」，PM可以清楚過濾真正需要立即推進的任務，並保持彈性因應變動，避免陷入「做不完清單」的焦慮。這樣的設計不僅提升效率，也能引導團隊聚焦在高價值的行動。

JIRA工具：視覺化的進度管控

　　另一方面，進度追蹤工具如 JIRA專案管理時程管控工具，能幫助團隊清楚掌握任務分工、進度瓶頸與里程碑狀態。透過視覺化的方式，所有人都能即時了解專案狀況。但必須強調，工具只是輔助，若缺乏PM持續的監督與靈活調整，專案仍可能偏離目標。

AI賦能組織：未來的敏捷轉型

　　同時，專案管理的價值也與組織文化與職場環境息息相關。強調有好的職場環境，已逐漸成為企業內重視的價值。人資服務模式將有大幅改變，而速度更是未來的最新優勢。未來的組織，必然是以人才為中心、AI賦能的敏捷型組織。

　　企業若能結合 Copilot 與 Teams，不僅能優化作業流程、共享龐大的人力成本，更能藉由AI強化協作效率，實現數位轉型，重塑業務與流程。這樣的背景下，PM不僅要懂專案方法論，更要懂得如何運用AI與敏捷思維，帶領團隊快速回應變化。

主動效益：PM價值的最終展現

　　最終，PM的價值在於展現主動效益。這意味著在問題爆發前預先辨識風險、提出替代方案，甚至在協商過程中創造雙贏。當專案能穩健前進、里程碑達成，並因有效管理而降低風險與成本時，PM便真正發揮了引領團隊創造成果的角色。

結語

　　綜觀而言，專案管理不是單一任務的完成，而是透過里程碑規劃、AI工具運用（如Copilot、Teams）、會議聚焦、待辦清單排程、JIRA進度管控、組織文化以及持續溝通協商，來實踐PM的主責。唯有如此，才能帶領團隊在複雜環境中保持方向，並持續創造主動效益。

【參考資料】

• 電腦玩物站長Esor，《防彈筆記法：簡單輸出式筆記架構，保護高產出、高效能心流》
• Evonne Tsai，《接到新專案要做的第一件事》（Medium 專文）

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