經營管理

應用EXCEL函數提升溫室氣體盤查效率（上）

　　人類科技的快速發展，促使每一年都是有史以來最炎熱的一年，地球的溫度節節攀升，導致極端氣候的產生。而國際間早在西元1995開始每年舉辦COP（Conference of the Parties）會議，在COP 3時簽訂《京都議定書》，要求工業化國家減少溫室氣體的排放量；在COP 21簽訂《巴黎協議》，目的是希望在西元2100前的全球升溫控制在2℃，最好可以控制在1.5℃內。

　　在台灣，不管是為了滿足主管機關要求、供應鏈需求或是組織自發性地進行溫室氣體盤查已經是現在進行式。然而，組織型溫室氣體是一年盤查一次，每一年最重要的事情就是「數據蒐集及彙整」，將數據一筆一筆填寫到EXCEL或是系統上進行彙整。

　　本篇文章的重點在：提供「EXCEL中幾個簡單的函數使用情境」，讓每一個溫室氣體盤查的團隊可以在每年度拿到一大堆數據後「能夠快速整理活動數據」，藉以提升盤查效率。

　　此次介紹以下幾種常見的排放源及數據分析表格：冷媒（逸散法）及用電。對上下班交通（區/鄉公所）及清冊（不同廠區活動數據彙整）有興趣者，可以到「應用EXCEL函數提升溫室氣體盤查效率（下）」查看。

　　因本篇的重點不是說明這一些函數的基本定義及架構，建議尚不熟悉這些函數的人可以先瞭解如何使用這一些函數，這樣在看這一篇文章時才會更快融入並且能夠靈活應用。以下是本篇（上篇及下篇）會使用到的函數，包含：

  1. IF（條件, 符合條件的回傳值a, 不符條件的回傳值b）

如果符合A條件就會傳a，不符合就回傳b。

  1. IFERROR（值a,有錯則回傳值b）

第一個是要給函數檢查的值a, 如果值A有錯則回傳後面填寫的值b。

  1. COUNTIFS（範圍A, 條件a, 範圍B, 條件b, …）

同時符合「範圍A中符合條件a」、「範圍B中符合條件b」的儲存格數量。

  1. SUMIFS（加總範圍, 範圍A, 條件a, 範圍B, 條件b, ...）

加總範圍內同時符合「範圍A中符合條件a」、「範圍B中符合條件b」的數值相加。

  1. VLOOKUP（查閱值, 範圍A, 欄號X, 比對方式）

從範圍A內的第X欄開始往下找到查閱值。

  1. AND（條件A, 條件B, 條件C, …）

符合所有條件。

  1. OR（條件A, 條件B, 條件C, …）

只要符合其中任一條件。

  1. YEAY（日期）

回傳這個日期的年份。

  • 冷媒（逸散法-「冷媒設備」下拉式清單）

有時候，實際蒐集冷媒設備的人員並不相同，如果是同一個部門的統一用詞較方便，但如果是不同部門的人較難跨部門統一、整合名詞，且實際蒐集冷媒設備的人員在上完教育訓練後可能仍會忘記冷媒設備對應的冷媒設備類型，因此這一段說明如何設計「下拉式清單」保持一致性，下一段才會介紹如何使用函數自動帶出「冷媒設備類型」。

模板格式

  1. 先設計好想要填入資料的模板格式

填上冷媒設備的名稱、點選「名稱管理員」

  1.  在空白處填上冷媒設備的名稱。
  2. 點選「公式」中的「名稱管理員」，再點選「新增」。
  3. 輸入名稱
  4. 選取下拉式清單的範圍，再點選「確認」。

「資料驗證」

  1. 找到要設計成下拉式清單的儲存格們，選起來
  2. 點選「資料」中的「資料驗證」
  3. 選擇「清單」
  4. 輸入「步驟4的名稱」，名稱要一模一樣，否則excel抓不到資料
  5. 點選「確認」就完成了

「冷媒種類」也可以使用下拉式清單，讓資料內容統一化。蒐集資料時可能會遇到明明就是同一種冷媒，但是銘牌上的寫法卻不一樣，大家填寫的冷媒種類也會不同，最後在統計總量時還要人工逐一判斷加總。如果使用下拉式清單就可以讓這個麻煩降低甚至消失，以HFC-134a為例，銘牌上可能會出現HFC-134a或R-134a等等不一樣的寫法，只要確定屬於同一種冷媒，便可在建立下拉式清單時將選項設計成「HFC-134a/R-134a」，並且在進行教育訓練時就告知這2種冷媒其實是同一種，只是寫法不同，所以在選擇冷媒種類的時候，直接選「HFC-134a/R-134a」這一個選項即可（見下圖）。

蒐集資料時可能會遇到明明就是同一種冷媒，但是銘牌上的寫法卻不一樣

但有時候我們也不是先知，無法在教育訓練時就感應到同一種冷媒的不同種寫法，所以也可能是大家蒐集資料要整理時才會發現這個問題，此時千萬不要覺得資料都蒐集回來那就不調整了，因為設備可能會報廢或是添購新的，未來還是會遇到類似的狀況，因此還是建議大家製作「下拉式清單」一勞永逸。

  • 冷媒（逸散法-自動帶出「冷媒設備類型」）

這一段介紹如何使用函數自動帶出「冷媒設備類型」。

如何使用函數自動帶出「冷媒設備類型」

  1. 在上一段步驟2的右邊輸入對應的「冷媒設備類型」。
  2. 自動帶出「冷媒設備類型」會使用到的函數：IF
  3. 冷媒設備類型的儲存格G2內寫上函數，如下：

=IF(F2="","",IF(F2=$O$2,$P$2,IF(F2=$O$3,$P$3,IF(F2=$O$4,$P$4,IF(F2=$O$5,$P$5,IF(F2=$O$6,$P$6,IF(F2=$O$7,$P$7,IF(F2=$O$8,$P$8,IF(F2=$O$9,$P$9,IF(F2=$O$10,$P$10,IF(F2=$O$11,$P$11,IF(F2=$O$12,$P$12,IF(F2=$O$13,$P$13,IF(F2=$O$14,$P$14,"請自行選擇合適的"))))))))))))))

  1. 以下是函數用意對照表
序號 函數 用意
1 IF(F2="", "",
  • 如果冷媒設備的儲存格是空白的時候，呈現空白
  • 見儲存格 G6。
2 IF(F2=$O$2,$P$2,IF(F2=$O$3,$P$3,IF(F2=$O$4,$P$4, IF(F2=$O$5,$P$5,IF(F2=$O$6,$P$6,IF(F2=$O$7,$P$7, IF(F2=$O$8,$P$8,IF(F2=$O$9,$P$9,IF(F2=$O$10,$P$10, IF(F2=$O$11,$P$11,IF(F2=$O$12,$P$12, IF(F2=$O$13,$P$13,IF(F2=$O$14,$P$14,
  • 先選定一個冷媒設備，就會自己帶出相對應的冷媒設備類
  • 為了讓公式能夠適用於這一欄的所有儲存格，請務必在英文字母前後加上$的符號，這樣子不管是用拉的還是複製貼上，公式才不會跑掉
  • 見儲存格G3~G5
3 "請自行選擇合適的"))))))))))))))))
  • 如果有人用「複製貼上值」的方法貼上冷媒設備，但是原本的下拉式清單根本沒有那一個選項，就會呈現「請自行選擇合適的」
  • 如果出現「請自行選擇合適的」，有2種解決辦法
  1. 將後來貼上冷媒設備的名稱改成下拉式清單中原本就有的名稱(舉例：將超大冷氣改成冷氣)
  2. 在冷媒設備的O欄新增這個沒有的設備，並且在冷媒設備類型的P欄加上對應的類型(舉例：在超大冷氣的右邊打上住宅及商業建築冷氣機)。還沒完，要調整G2的公式，在"請自行選擇合適的"的前面加上超大冷氣的判斷公式(舉例：IF(F2=$O$15,$P$15)，接著將公式往下拉，讓每一個儲存格的公式都更新
  • 見儲存格G7

「排放因子（環境部現在稱作排放係數）」也可以寫函數讓excel自動帶出結果，有時間可以試試看。

  • 用電-天數

電費單如果是一個月一張就不需要使用個函數，但大多數的電費單並不會是一個月一張，都會跨月，甚至會跨年，以下將針對「用電天數」的函數進行講解。

  1. 電費單天數會使用的函數：IF+OR+AND+YEAR

1. 電費單天數會使用的函數：IF+OR+AND+YEAR

  1. 若會遇到跨年的電費單，建議預留13張電費單的格子。
  2. 在這邊會先設定一個儲存格來判定「盤查年度」為何（儲存格B1）。
  3. 計費的起迄時間要分成2個儲存格（儲存格D3、E3）。
  4. 用電天數的儲存格F3內寫上函數，如下：

=IF(OR(D3="",E3=""),"",

IF(AND(YEAR(D3)<>YEAR(E3),YEAR(E3)=$B$1),E3-($B$1&"/1/1")+1,

IF(AND(YEAR(D3)<>YEAR(E3),YEAR(E3)<>$B$1),($B$1&"/12/31")-D3+1,

E3-D3+1)))

以下是函數用意對照表

序號 函數 用意
1 =IF(OR(D3="",E3=""),"",
  • 如果計費期間的儲存格有任何一個是空白的時候，呈現空白
  • 見儲存格F3、F4
2 IF(AND(YEAR(D3)<>YEAR(E3),YEAR(E3)=$B$1), E3-($B$1&"/1/1")+1,
  • 主要計算天數的條件如下：
  1. 計費起始日期與計費截止日不在同一個年度的天數
  2. 適用於年初1~2月跨年的電費單
  • 見儲存格F6
3 IF(AND(YEAR(D3)<>YEAR(E3),YEAR(E3)<>$B$1), ($B$1&"/12/31")-D3+1
  • 主要計算天數的條件如下：
  1. 計費起始日期與計費截止日不在同一個年度的天數
  2. 適用於年底11~12月跨年的電費單
  • 見儲存格F11
4 E3-D3+1)))
  • 主要計算天數的條件如下：
  1. 不符合上面3個條件時
  2. 適用於沒有跨年度的電費單
  • 見儲存格F8、F9

  • 用電-當月實際用電量

呈上（用電天數），若遇到跨年時，一般會以比例原則計算盤查年度的「當月實際用電量」。

  1. 電費單天數會使用的函數：IF+YEAR+IFERROR

1. 電費單天數會使用的函數：IF+YEAR+IFERROR

  1. 請先設定一個儲存格來填寫「電費單上的用電量」（G欄）。
  2. 用電天數的儲存格H3內寫上函數，如下：

=IFERROR(IF(G3="","",IF(YEAR(D3)<>YEAR(E3),G3*F3/(E3-D3+1),G3)),"請確認計費期間是否正確")

=IFERROR(中間那一串省略,"請確認計費期間是否正確")

IF(G3="","",

IF(YEAR(D3)<>YEAR(E3),G3*F3/(E3-D3+1),

G3)

  1. 以下是函數用意對照表
序號 函數 用意
1 =IFERROR(中間那一串省略,"請確認計費期間是否正確")
  • 如果「計費期間」有一個沒填日期或日期格式填錯，卻填了「電費單上的用電量」會算不出結果，所以提醒使用者回去確認「計費期間」是否正確
  • 見儲存格H4
2 =IF(G3="","",
  • 如果沒有填寫電費單上的用電量時呈現空白
  • 見儲存格H3
3 IF(YEAR(D3)<>YEAR(E3),G3*F3/(E3-D3+1),
  • 主要計算實際用電量的條件為：計費起始日期與計費截止日不在同一個年度
  • 適用於年初1~2月以及年底11~12月跨年的電費單
  • 見儲存格F6、F11
4 G3)
  • 主要計算實際用電量的條件如下：
  1. 不符合上面2個條件時
  2. 適用於沒有跨年度的電費單
  • 見儲存格F8、F9

　　以上就是冷媒（逸散法）及用電使用EXCEL函數的介紹。不一定跟本篇使用一模一樣的函數才能提高效率及正確性，只要是可以達到你的目標的函數都是可以使用函數，希望透過本篇可以提供一些數據整理的函數方向給正在閱讀的你。

　　對上下班交通（區/鄉公所）及清冊（不同廠區活動數據彙整）有興趣者，可以到「應用EXCEL函數提升溫室氣體盤查效率（下）」查看相關的介紹唷。

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