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如何成功促進跨部門之團隊合作

  面對複雜的顧客需求,企業中的跨部門合作是常見的工作型態,但往往主責部門與合作部門沒有明確的從屬關係,再加上本位主義作祟與不充足的誘因,合作的配合單位通常將合作事項列為不急、也不重要的待辦事項,導致合作成果不如預期。最近因為執行工業局產業群聚AI應用調查專案,因在短期間內需要訪談60家企業,透過其他部群協助才完成此專案,本次合作相對成功,故將可能要速整理如下:

一、主動挖掘共利,讓所有參與者都能獲利

  跨部門合作不能只有主事單位得到好處,就算是別的部群只有提供協助,主事的部群依然要想辦法從執行過程中,盡可能的讓所有合作者都有好處。在本案例中,知識分享與客服中心本來只是一個要求協助者,請各部門提供能受訪的對象,而為了能讓提供協助的部門也有獲利,我就思考,這些部門有哪些業務,訪談者可能會有用,因此,在訪談前就做了諸多假設條件,當業者提起哪些事情,我可以介紹中心哪些業務給他,並非單純訪談。而在實際執行中,在訪談過程發現這樣操作,業者也很開心,感覺我們提供諸多資源,例如:AI案不行的就轉SBIR、CITD、SIIR,需要系統的找中區MES+或技服部,人力資源有問題的找台南小人提…,這樣訪談下來,就幫其他單位開發很多潛在業務,如此,提供名單的合作單位也會持續願意提供新名單。

二、換位思考,盡量降低合作方麻煩

  合作過程中,最怕一件事情要勞師動眾,以本此事件來說,我們可以請合作單位直接幫忙打電話邀約,如此最快,但對合作方來說卻是最麻煩,因為要從頭說明一個不熟悉的業務。為了簡化合作方工作,我們做了說帖,讓合作方可以簡單介紹,進行第一步接觸,而且,合作方只需給我們名單,其他事務都由我方執行,可以說將合作方業務負擔降到最低。未來合作事件可能未必如本次事件,只要給名單這樣單純,但主事單位應該多從合作單位角度思考,讓合作各方的事務最簡化,才能讓大家都好執行。

三、平時多交流,廣結善緣

  一件業務合作中,不可能所有單位都雨露均霑,有單位獲利多,有單位獲利少。為了平衡這些現象,就要平常時就多進行其他合作,例如:在本部與其他業務單位相關的招生業務中,就會多幫忙其他單位,如此,當需要其他部門援手時,比較有人情關係可以說。總結來說,就是主管平時多與人為善(尤其是一級主管),多有互動,有人情交流,合作的質化效益才會好。

以上經驗,供未來合作業務推動參考。


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