工作分解結構（work breakdown structure，以下簡稱WBS）是用來描述專案全貌最重要的呈現工具。對於一個日益錯綜複雜的專案而言，尚未使用WBS進行歸類、彙整，則整個專案在執行的過程中，就會呈現資訊的雜亂無章，不僅無法聚焦於現況的掌握，也會造成管理作為的失控，更甚影響整個專案現金流向的穩定性，無形中增加不確定性的曝露風險，造成組織營運損失，茲事體大，不可不慎。
在專案管理中，WBS一直扮演著相當重要的關鍵地位。對一個稍具嚴謹的組織而言，如果沒有將專案的態樣先行以WBS描述其架構者，則很難進行後續作業的展開基準，包括：專案活動、成本估算、資源投入、風險識別以及採購流程等。
在現今專案型態日益複雜化的情況下，如果能夠善用此項工具，不僅可以迅速掌握專案執行的現況，同時也可以預測後續的專案執行脈絡，有效的將資源做適當的調配，掌握先機，減少閒置的等待，提升組織營運效率，創造更大的服務績效。
所以，WBS可以說是支撐整個專案的運行骨架，如果一個專案沒有WBS，那這個專案就會呈現如行屍走肉般的型態，一點也不為過。
如此重要的工具，使用前當然得先瞭解什麼叫做WBS？在Practice Standard for Work Breakdown Structures一書中，針對WBS有如下完整的解釋：
- Work （工作）
為達某特定目的或結果而於過程中付出身體或精神上之努力；某些特定之活動、任務或職責，通常為大型專案之部分或階段性工作項目；或製造或完成某些成果，需要經過付出努力或技能行使的過程。
- Breakdown（分解）
將事物進行分解並歸類；將事物簡化分類；或將事物進行剖析。
- Structure（結構）
將事物依據規則進行組織整合。
綜合上述，用淺白易懂的說法，即：將專案所欲產出的成果，先進行細部分解，而後以邏輯化的方式進行重組，藉以掌握整體專案運行的脈絡。
所以，利用WBS來描述一個專案的全貌，可以給專案團隊帶來以下好處：
- 工作項目實際、明確。
- 層級分明、權責釐清。
- 符合專案最終的達成目標。
而這也就是為何專案管理要使用WBS這項工具的目的了。
至於WBS要以何種的面貌來呈現專案的態樣，一直都有不同的論述基點。在維基百科（Wikipedia）中，就提及：『WBS應該以面向活動還是面向可交付成果，作為擬訂WBS的基準，目前仍舊是爭論的議題』。不過，就筆者而言，只要整體呈現的架構能夠清楚說明專案的運行態樣，不管使用哪一種方式來描述WBS，都是可以被接受的。
當然，如果專案的資金挹注人對描述WBS作法有獨特的意見時，還是得依資金挹注人所提的架構來做適當的調整。
要如何描述專案的WBS型態？坊間有許多的手法及方式說明介紹，礙於篇幅，在此不令贅述。筆者以實務上最容易操作使用的作業方式介紹給各位，期以透過這樣的說明，讓讀者能夠迅速展開專案的WBS，易於掌握專案全貌。
一般來說，WBS展開的手法有二種方式：一種是由上而下法，即Top-down的表敘模式；一種是由下而上法，即Bottom-up的歸屬模式。以下將比較介紹這二種手法依序說明。
- 由上而下法 （Top-down）
此種手法通常適用於已有相當經驗的專案經理人上。一般以搭配思維圖（Mind Map）作為展開WBS所使用的工具。
思維圖是以對一個事物（件）核心進行聯想發散，藉由分階展現的方式來描述該事物（件）所延伸而下的內容，而這樣的操作模式也符合WBS拆解的精神，也因此許多有經驗的專案經理人，在展開專案架構時，都會使用這樣的工具，將專案的工作標的進行分解後，再搭配專案活動彼此的前後關係，用以展現整體的專案情境。
對於稍具規模的企業組織，由於透過內部的知識管理平台，累積相當多樣的專案型態後，就會根據專案的特性，制定一些架構範本，提供給後續類似的專案團隊參考。而專案團隊取得這樣的架構範本，參考先前已擬定之WBS內容，採用由上而下法，進一步研議所欲展開的活動項目。
- 由下而上法 （Bottom-up）
此種手法通常適用於專案新手或對WBS使用的概念有所模糊或疑惑者。
使用由下而上法的最大特色，就是將專案所要做的各項活動或任務，分別寫在各自一張張的便利貼上，然後將相近的活動或任務歸屬在一個群組內，並給這個群組一個名稱，假如彼此的群組亦可以在歸屬更上階的群組時，就再給這個群組命名，直到可以確立各群組乃為獨立的運作單元時，這時就完成WBS的識別作業了。
這樣的操作模式亦稱為親合圖法（或稱KJ法），適用於擴散發想的收斂，倘專案規模頗大，需要專案團隊共同參與制定整個專案架構時，也都會使用這樣的方式來進行專案WBS的描述作業。
將專案以「由上而下法」或「由下而上法」描述完成各項的專案活動後，就必須以科層結構來展現正式的專案全貌，用以明確各階的管轄範圍、管轄權責與交付品項的內容以及資源投入的高低、多寡與類型差異。
這種利用科層結構所展現的WBS態樣，可充分配合組織管理的運作模式，達到分層分階的管控機制，也正因為有這樣的特性，在各分階上就會形成一個可被交付的工作包裹（work package），用以進行工作識別碼之定義、發展與指派，足以闡釋最後所交付之標的工作階層及參與執行人員，以達管理作為。
在專案管理過程中，就是以這樣的「工作包」方式進行排程、成本估計以及資源運用的管控、彙整單元項目。
用科層架構描述整個專案的WBS內容後，通常都會放在組織內較明顯之處，提供給專案團隊按圖索驥的參考來源，除了讓專案成員更瞭解整個專案的態樣外，也提供給管理階層在相關資源調配與決策布達的重要參考標的，也可以透過這樣的呈現模式，強化專案進度上的管控作為，讓專案能在預定的目標下，順利交付專案的成果內容。