遠距培訓開發實務

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  延續前文<無接觸時代的遠距辦公及培訓數位轉型>,2021年5月起,疫情真正在台灣本土爆發,一路提升到全國三級警戒(2021年5月15日起),直到2021年末,疫情才初步受到控制,管制措施略有放寬。

  在前述時空環境下,許多產業被迫停業,乃至於倒閉,而部分產業(如製造業)雖能持續運作,但也受到疫情及管制措施之衝擊,導致原有辦公模式大受影響,而本中心之培訓業務,也屬於受管制範圍,實體課程依法須全面暫停。疫情衝擊並非短期內可以消除,即便警戒可能下修,管制措施解除,仍有許多企業考慮疫情風險,暫停員工實體課程派訓。

  然而,培訓是影響員工職能的重要關鍵,尤其在疫情期間,有以下因素,必須要持續培訓,讓員工職能強化:

  1.企業業務困難,必須發展新業務或新市場

  2.企業分流上班,部分員工在家上班,留守員工須承擔更多工作

  3.企業為降低負擔,施行減班或裁員,導致留任員工業務量增加

  4.無法中斷的持續性培訓,例如新任主管培訓等

  若是企業預算足夠,可以自行辦理內部培訓,但若是中小企業,卻是沒有足夠資源辦理,導致應培訓員工無法接受培訓。在此狀況下,勢必得選擇實體課程外的方案,例如數位教學。再者,前述持續培訓的原因中,也包含員工須承擔更多額外工作,在此狀況下,勢必難以多花時間接受培訓,但未經培訓又難以快速上手新業務,在此兩難狀況中,可以節省時間的數位教學,也是一個適合的選擇。

  本中心自2020年起,考量疫情反覆,或許有本土爆發的可能,已經逐步評估培訓數位轉型方案(如前文所述),正好趁本次疫情爆發,推進數位轉型進行,以下為相關經驗分享:

  1.同步/非同步選擇:

  前文初步介紹,數位教學依照即時性區分,可以分為同步/非同步(非同步為預錄製影片,兩者差異請參照前文),兩種方式各有優缺點,建議可以依照因素下列來決定哪種較合適:

  (1)授課內容:需要學員互相討論的課程(例如工作坊),以及課程內容彈性的課程(例如管理實務課程),建議以同步方式來進行,學員跟講師能夠線上交流討論。若是純講授課程或是內容固定的課程(如法規課程),可以使用非同步方式。

  (2)授課時間:如果需要學員在固定時間一起上課,則需要採用同步方式,也便於逐一點名及觀察學習狀況。若是學員自主學習意願高,則可以使用非同步教學,讓學員自己在破碎時間完成學習,這也是微學習概念的實現。

  (3)學員數量:若是學員人數不多,可能剛好一班,那以同步方式便已足夠,若是人數眾多,例如全公司都要參加的勞安、資安課程,原先可能要辦理好幾梯次,以非同步方式來辦理,便能有效節省資源。

  (4)講師能力:若是講師本身具備同步教學的數位能力,或是能安排設備及操作助理,便可以安排同步教學,若講師不熟悉數位操作,且無法提供相對應設備及操作人員,建議以非同步教學為主。

  2.同步數位教學發展重點:

  同步數位教學貼近原有實體課程辦理方式,因此可以參照原有課程辦理方式,但要額外注意下列重點:

  (1)教學方式:除了講述、影片外,其他教學方式需要調整,例如分組討論需要運用平台工具輔助(目前多數視訊平台已經可提供分組功能),演練產出由紙本書寫改為word或ppt協作。

  (2)時間控制:同步視訊觀看,比起實體課程,更容易感到疲乏,因此要更加留意時間,盡可能於每小時都進行休息,課程時數不易過長。

  (3)學員管理:為確保學員投入課程,建議於課程初始進行學習承諾,讓學員盡量全程開啟視訊鏡頭,此外,為讓講師即時觀看學員反映,需要以額外連線或是第二螢幕方式,讓學員投影呈現。

  (4)學員連線:課程開始前,建議進行下列工作:

  A.連線說明:製作詳細的連線說明文件,讓學員能依據指示操作。

  B.連線測試:在課程正式開始前,須要預留連線測試時間。

  (5)連線品質:講師及簡報畫面的主控電腦,需要一定網路頻寬(參照各視訊平台的建議),並建議以有線網路為主,此外,應提醒學員使用穩定之網路。常見的連線品質問題,是因為網路頻寬不足或網路訊號不穩定,而導致畫面模糊,甚至是連線中斷。此外,良好的連線品質是需要訊號發送端(辦訓方)及訊號接收端(學員),兩者的網路都保持良好穩定,有時學員反映畫面模糊,其實是自身的網路不穩定,因為此因素較難控制,建議要在課前多提醒學員。

  (6)學習成效:因為無法進行紙筆測驗,原先若設計L2以上學習成效的課程,建議以其他方式取代,若必須以測驗方式進行,可以考慮以線上問卷設計考題,但須考量學員是否能順利操作。

  3.非同步數位教學發展重點:

  非同步數位教學的優點是,課程內容可以後製處理,讓課程盡量精簡與突顯重點,但缺點是難以掌握學員的學習狀態,其發展應注意下列重點:

  (1)發展流程:不同於同步數位教學,非同步數位教學較著重於課前的準備工作,包含課程大綱設計、教材及教案(腳本)設計、拍攝細節確認、設備準備等,才能進入正式拍攝。拍攝完畢後還要進行剪輯後製,才能完成講師設計的完整課程內容。

  (2)拍攝重點:事前需要先與講師確認分段內容,包含背景、畫面配置、講稿(或各段大綱)、特效安排時間點…等,實際拍攝時,工作人員須注意現場收音、講師表現等,若有NG,隨時重新錄製,可用片段至少2版以上,以供後製混合使用。

  (3)後製重點:須依照事前安排之畫質、尺寸、檔案格式後製,將內容剪輯至流暢,再增加字幕、音效、特效、片頭片尾等。

  (4)課程進行:非同步數位教學有各種商業模式,包含一次付清永久觀看、月費、期限內觀看…等,可依照課程屬性進行安排。依照課程進行方式不同,要有明定的課程規範,明確告知學員課程起訖日及對應的權利義務等。

  (5)配套措施:非同步數位教學的自由度高,學員可以自行安排時間學習,但若課程需要學員在課程期間完成作業,就要安排配套措施,例如雲端教室、數位社群等,讓學員有交流及作業繳交的管道。

  (6)風險評估:除了前述具體工作之外,在發展非同步數位教學過程中,還要進行風險評估,例如投資報酬率、課程外流、學員管控等。

  A.投資報酬率是指軟體、硬體、人員及時間成本等投入,是否能符合預期的培訓成本,以及成效是否能符合需求,尤其是對辦訓單位而言,更要考慮是否會對相同或近似主題實體課程產生排擠效應。

  B.課程外流風險,更是難以避免,只能從兩方面著手,第一是在畫面上進行製作單位的顯著標示,讓盜錄者無法輕易去除,第二是在較有規模的平台上架,相對較能有智慧財產權保障,若是自有平台,便要定期在網路搜尋,檢視是否有產品被外流。

  C.學員管控,則是要透過系統性的機制,以避免一人報名、多人觀看的狀況,市面上大多數的做法,都是以帳號登入、權限設定的方式來管控,但若是企業在會議室中以大螢幕播放,讓員工集體觀看,實在也難以防範,目前較佳的作法是採用完善的學習履歷制度,若有可能,再搭配證書電子認證,讓受訓紀錄能在LinkedIn等外部平台同步呈現,提供額外誘因,讓學員有報名的動機。

  以上僅為發展過程中,從經驗中整理出之重點,並非只需要注意上方事項,且仍要依照各辦訓單位及課程規劃的不同,進行所需要的調整。此外,若是企業導入數位教學的評估,建議再納入下列因素:

  1.培訓預算評估:

  企業多半於前一年度已經編列培訓預算,但其編列基準為實體課程,若是採用數位教學,必須要重新審視預算,若是內部辦訓,不論是同步或是非同步,都可以一次性完成受訓,節省相關經費,但仍要注意講師部分,若為聘請外部講師,其實體/同步/非同步課程之收費,可能有所區別。若是參加外部的數位教學,因目前市面上尚未形成行情,各機構依照其成本及利潤,相同時數、相同類別之課程,收費可能有所差異,必須多加評估。

  2.培訓成效評估

  培訓最重要的是成效,依照L1~L4的設計,確認是否符合課程規劃預期,若是採行數位教學,可能採用討論、作業繳交、線上考試等方式,來進行成效評估,企業須要事前加以確認,以確保符合原先的期待。

  3.培訓環境評估

  若是確認預算許可,課程內容及預計成效也符合預期,再來要確認培訓環境,若是內部自行辦訓,便是確認拍攝/視訊設備、數位平台及網路連線等,以及學員在家是否有相對應之設備。若是委託外部單位辦理訓練,便要確認影音傳輸方式(同步教學是連線方式,非同步教學是檔案格式、檔案大小、傳輸方式、授權條款等),以及影音的使用權(使用範圍、使用時間、使用次數等)。若是參加外部培訓,則是確認培訓單位所要求的設備與連線方式等。

  前述內容提供初步規劃參考,隨著後續數位教學日益普及,企業導入數位教學,應該會有更加系統化的評估方式,以便達到預期效益。但除了正面發展之外,在經歷大半年的數位教學試行,也得到了負面回饋,從受訓者的體驗來看,數位教學終究不如實體課程,同一位講師的滿意度,數位教學大多偏低,這大多是許多因素結合而成,例如觀看體驗不佳(可能是學員自己的設備及網速問題)、講師缺乏數位教學技巧、課程內容並未調整、講義呈現方式未調整等,以及最大的問題是,數位教學嚴重缺乏代入感,面對螢幕很難產生此時正在培訓的情境體驗。

  許多線上會議平台都體認到同樣的問題,並在2021年末提出了未來的解決方案,元宇宙。從前幾年的趨勢來看,VR一度熱門,但在缺乏殺手級應用以及疫情突然爆發,又沉寂了一陣子,但在數位教學/線上會議的快速發展中,眾多廠商最後又將目光放回了VR,並有了共同推動元宇宙的雛型,這與當年安卓發展有著相似路徑,或許元宇宙的普及將在5年、10年之後,但在近期的培訓發展上,顯然不能因為疫情緩和,就放慢數位教學的發展腳步,應在兼顧市場的狀況下,探索數位教學更多的可能性!
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