良好的溝通協調讓每件事都變成事半功倍

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  溝通向來都是職場上非常重要的一環,相信很多社會新鮮人在踏入職場後,學習到職場的第一門課就是「溝通」,到職第一日面對全新的環境與業務,我們必須時常向主管、前輩請益很多業務面執行的細節;然而工作職場與學校體系是截然不同的,尤記得職場上的大前輩在帶新人時常叨念著「過去你們是付錢到學校來學習,但是現在公司是付錢給你們來做事」,言下之意就是職場上沒有人有義務手把手帶著新人做每件事、或隨時stand by回答新人各種稀奇古怪、一問再問的問題,因此如何在適當的時機有效率地提出業務問題、或從各種業務指導中抓出所需要的資訊都是迅速提升職場能量相當重要的方式,而這時候就需要建立良好的「溝通」。

  溝通可區分為「傳送者」與「接收者」,簡單來說傳送者就是把自己的需求透過肢體、語言或文字的方式有效且合乎禮儀的讓對方知道,而接收者就是在傾聽他人需求時,從隻字片語中擷取所需要的資訊、抑或是透過提問方式過濾龐雜的內容進而理解對方的意思。

  那我們可以透過那些技巧改善我們的溝通能力呢,作為「傳送者」我們必須注意我們的「表達力」,首先必須要確立我們要傳送的結論勾勒出我們傳達的情境,確認對方可溝通的時間,展現禮儀的同時也讓「傳送者」做好準備,已接受自己的想法和意見,並以結論為導向,以說重點的方式說明自己的WHY,過程中可透過複述方式,確保他人已掌握我們的溝通需求;此外作為「接收者」我們要善用提問法,引導「傳送者」有效的說出自己的需求,當遇到談話內容過於籠統時還可以謙遜的請對方舉例,進而加速理解。

  最後無論是作為「傳送者」或「接收者」,在溝通的環節上不僅要訓練自己提升「表達力」與「理解力」,更重要的是我們要保持同理心、保持沉穩與冷靜、站在對方立場思考並適時的給予回饋,避免讓溝通變成無謂的爭論,讓每件事都變成事倍功半的結果。

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