主管不可不知的會議管理技巧

　　隨著在職涯上的發展，從基層員工到擔任主管，漸漸感受到會議已是我們的日常工作，角色也從參加會議到主持會議，筆者也不斷在精進自己的會議運作方式。

　　筆者在擔任MTP課程講師時，也會與學員分享會議成本，計算下來的成本確實很高。若會議的目的在於解決問題、達成共識及與夥伴間形成信賴關係的話，那麼，我們擔任管理者，就必須好好思考會議的目的是否達成，否則就是耗費大量的成本浪費在無效的會議上。因此，筆者藉由過去的經驗提供給主管高效的會議運作技巧，以提升企業效能。

　　在擔任顧問輔導企業期間，常有機會被邀請參與他們所舉辦的會議，例如經營策略與共識會議、產銷協調會議、問題解決會議等，企業主希望能提供其會議運作上的建議。

　　筆者歷經多場會議的觀察，彙整會議成效不彰的幾個狀況：例如會議目標不明確、欠缺議程（未訂明會議之終止時間以及每一議案之時間分配）、更有與會者（包含主席）沒有準備就來開會、與會者不表明真正感受或意見，欠缺會議紀錄，導致主席或與會者離題，會議議題討論發散，時間掌控不當，主席未能歸結會議之成果，無法進行決議事項追蹤等。

　　綜上所述，會議要運作得當，確實需要有會議的議題及議程、會議參加者及會議主席三大重要因素，而關鍵因素則在於會議主席是否可以掌控全局，使會議順利進行有結論。因此，會議主席（通常都是主管擔任）的條件則必須具客觀、公正、熱忱、幽默、不獨裁、分析及判斷力，要懂得欣賞且要能包容不同的意見。

　　因此擔任會議主席則必需了解會議進行的四階段，包含導入議題，使與會者能放鬆心情、提高對議題的興趣；引發意見，提高出席人員參與的意願、及充分表達意見；導出結論，隨時摘要歸納重點、確認目標；歸納要點，結論再確認、喚醒實行的意願。

　　當然，還需要主席及與會者會議前充份的準備、會議中高效率進行、及會後有效的追蹤機制，始能真正達成會議目的並有效解決問題及形成共識。因此，筆者重點列舉15項會議前應準備事項及會議進行中與結束後應完成事項供主管參考，主管們亦可將作成檢核表，並自行增加及管考：

1. 確認開會前是否有寄發開會通知：包含由誰來發通知、何時要完成寄發通知、參加者有誰、會議時間、地點、需確認議程及討論要點。
2. 確認主席、主持人、會議紀錄者、會議的主題及問題點、會議及管理的目的與目標。
3. 製作簽到表，確認出席/列席者是否已到，若有請假者，其主管是否已同意。
4. 確認會議室已預約、座位安排（桌牌）及相關設備整備。
5. 報告者資料已備齊放在電腦上，若有需紙本，也需要先印製好，放在與會者座位上。
6. 報告者與出席者需將報告內容事前研讀，並事先整理問題。
7. 視訊會議前的確認事項：網路及網速需正常及穩定、鏡頭與角度要清楚、螢幕（簡報）需可正常分享、麥克風收音不可有干擾、喇叭的聲音輸出需能讓與會者清楚聽見、是否有與會者熟悉操作器材，以因應若器材臨時出狀況之危機處理。
8. 主持人請示主席會議開始，並宣讀會議議程。
9. 會議需專心聆聽與參與，不做自己的事。
10. 發言前可請先請示主席，同意後才能發言。
11. 針對討論事項發言者，需說清楚，講明白。
12. 每個討論事項主席需有歸納與決議。
13. 會議記錄於會議結束前，需重點宣讀會議。
14. 主席需確認每位出席者皆已充分了解交辦事項。
15. 追蹤檢討需落實，於下次會議進行執行報告。

　　在會議進行中，難免會有會議成員沉默、參與度不高、話多、態度極端及發言偏離主題等狀況，會議主席則必須去思考及設想發生的可能原因，並採取應對方法，以作為下次主持會議的精進方案。

　　例如，有次開會時，為了收集大家對於簡報精進的意見，筆者在會議前即請大家在簡報之後，鼓勵每人需提出至少1個精進或錯誤之處。時逢中秋節前夕，則準備撲克牌及3顆文旦，只要有發言即可抽出1張撲克牌，最後撲克牌點數最多前3名，即可各獲得文旦1顆，如此讓大家專注於簡報內容，提高會議成員參與度及討論，並營造輕鬆氣氛，同時也達到會議收集資料及精進簡報內容的目的。

　　會議進行過程中，所發生的情境非常多，會議主席確實需要有豐富的經驗來引導及應對，同時也需要反省會議的成效如何，以作為下次會議精進之改善作為。

　　會議，是職場在溝通協調的其中一種進行方式，會議的型態很多，端看會議的目的與議題內容來看。但不論是哪一種型態的會議，要召開一場高效能的會議，事前的準備及參與會議者（包含主席）的心態非常關鍵，是需要所有與會者共同面對及努力解決與改善，特別是主管及高階管理者。

　　各位主管可藉由本文的啟示，再次回顧您曾參與公司內部各項會議時，若您發現會議成員都對主題不關心、沉默不善表達自己的意見等情境，建議檢視一下本文所提醒開會的三元素、四階段及注意事項，希望未來各主管都能透過高效能的會議運作來解決公司的問題，真正達到會而議，議而決，決而行，行而果的愉快而有效會議。

【參考資料】

• 日本產業訓練協會（2018）。《MTP管理研習課程》，中文版翻譯：財團法人中國生產力中心。

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