TWI -JI工作教導(Job Instruction)單元介紹

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一、TWI基層幹部訓練簡介 

  TWI基層幹部訓練(Training Within Industry For Supervisors)計有四單元課程分別是

  1. 工作教導JI(Job Instruction)
  2. 工作方法JM(Job Method)
  3. 工作關係JR(Job Relation)
  4. 工作安全JS(Job Safety)

  本文介紹的是JI-工作教導JI(Job Instruction) 單元。

二、企業基層主管一般在工作教導的缺失

  基層幹部(領班、組長、班長等)在職場是工作相關知識和技能的督導人員,也是必須是良好的教導者。如果無法將自己所擁有的知識和技能有效地傳授給部屬,那部屬也無法完備工作能力,如此容易導致工安意外、品質、效率等問題。

  所以訓練部屬是督導人員必備的職責,一個優秀的督導人員也就是一位「優良的訓練員」。

  TWI-JI工作教導訓練對象是企業基層或第一線管理人員,提供正確、迅速指導部屬養成工作技能的方法。

  在介紹JI工作教導重點前我們先探討一般最常見的教導缺失:

  1. 口授法的缺失

為什麼「僅僅口授」不是好的教導方法?因為許多的工作很難僅用語言來說明工作的技巧及關鍵,指導部屬工作時光用口授法是很難讓部屬完全學會工作知識與技巧,所以口授法不是一種好的教導方法。

  1. 做給人家看的缺失

「做給人家看」也是一種常見的教導方法,這種方法是讓部屬依樣畫葫蘆,有時表面看起來好像學會了,卻僅是跟著動作模仿罷了。有關的動作要領、或具難度的工作時,只有以動作模仿是很難指導部屬學成工作技巧,所以「僅僅做給人家看」也不是一種好的教導方法。

三、TWI-JI(Job Instruction)工作教導重點內容簡介

  TWI-JI工作教導這個方法是美國累積了許多公司及機構50年以上的現場實際經驗去發展出來的方法。在日本將它引進之後已成為現場管理與QCC活動重要的工具之一。

4階段教導方法

  JI工作教導提供了可靠的4階段教導方法:4階段法分別是學習準備、傳授工作、試作、考驗成效等。如下針對4階段重點介紹:

  • 第一階段-學習準備

基層主管如果在指導部屬工作前,如果忽略了教導的方法,往往因為自己對工作已很瞭解,誤認為對這項工作大家都很簡單的可以操作,而忽略其中的要點與技巧,導致學習者沒學會而感到困惑,所以JI強調在教導員工之前,必須充分做好學習前規劃與準備。

  • 第二階段-工作分解

TWI-JI的工作分解並不是將所想到的每一細小步驟、要點、動作、注意事項等都全部寫出來。JI的工作分解不是SOP工作標準,工作分解的目的是使教導者將工作程序有條不紊地整理,必須使教導者能讓作業員正確地學會工作任務。工作分解重點是有兩項:

  1. 主要步驟

主要的工作步驟是否逐一按順序分清段落?主要步驟思考工作是否進行了一個段落?做了什麼事?有沒有遺漏的步驟?接著再進一步探討什麼是「要點」。

  1. 要點

任何工作其中大部份都很容易學會,較難的地方或需要技巧的地方僅佔一小部分,但是這一小部分才真正是這一工作的要點所在,因此可以說要點就是正確執行一個步驟的關鍵,這個關鍵步驟對於工作成功或失敗有重要的關係;換句話說,事關工作成敗的關鍵,我們就稱之為要點。這些要點動作必須靠著感覺、秘訣、巧妙的手法、恰到好處的時間等等,在JI工作分解皆列為要點。

  • 第三階段-試作

試作是觀察學習者的學習情況,觀察學習者是否熟記步驟?能否重述要點?試作是掌握部屬學習者的情況。

  • 第四階段-考驗成效

第4階段予以簡單扼要的檢討,決定是否已將工作放心的交給部屬,考驗成效也要驗收基層主管自已是否已完成教導員工的任務。

三種特殊教導方法

  JI是以實際的工作場所來進行工作教導,即是所謂的「OJT」,但是對於工作有:冗長工作、嘈雜工作場所、必須靠「感覺」與「秘訣」的工作時,JI提供了三種特殊教導方法。

  • 冗長工作的教導方法

實際工作場所的工作常常需要數小時到數天的時間,因此應該學習的事項有很多不可能在一次教導中完全學習到。在這種情形下,教導的人與學習的人都容易陷入混亂,不知道如何教,如何學,因此這時更需要正確的教導方法。對於這種冗長工作實施教導時,應該將其區分為幾個段落。每一段落內容的多少均依見習者學習的能力來決定,然後一段一段分別實施教導。

  • 嘈雜工作場所的教導方法

在嘈雜的工作場所(例如:沖壓工廠、木工工廠、紡織工場等)聽不到講話聲音的地方要如何教導呢?這是一般現場主管常常有的困擾。因為以實際工作現場來教導是最實務的,所以應該教導地點儘量在工作現場;但是講話的聲音幾乎聽不到,那麼就只得將「講給他聽」與「做給他看」分別進行。這也就是說,先在較為安靜的地方「講給他聽」,然後到現場仔細地「做給他看」來實施教導。

  • 「感覺」與「秘訣」的教導方法

在工作場所的工作中,須要應用「感覺」或「秘訣」來教導的地方不在少數,但是這些感覺或祕訣多少令人不易體會,常常要經過多年經驗的累積才能體會到。因此有人認為教導這些工作是很困難的。當然教導者必須把握「感覺」與「秘訣」之後,將這些隱性技術顯性化。

四、結論

  如果沒有將作業員工對於工作方法透過有系統、有計畫教導,那麼教對現場基層工作教育發生問題的機率一定高。如果錯誤的教導方法將會導致品質不佳、重工、工作效率不彰或發生工安意外等。

  因此本文提供TWI-JI工作教導重點叮嚀:「對方沒有學會,是因為我沒有教好!」來作為結論。

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