公共工程管考資訊系統規劃理念分享

　　筆者自民國89年起陸續參與中央機關包括行政院客家委員會、行政院原住民族委員會、內政部營建署、交通部公路總局等單位，地方政府包括台南市政府工務局、彰化縣政府工務處與宜蘭縣政府工務處等單位之公共工程管考資訊系統建置經驗，歸納出各單位在系統建置前面臨常見之公共工程工務行政與管考作業之問題如下：

• 業務缺乏整合機制

計畫先期作業、年度計畫管理、工程執行管理方面的業務常分屬不同的課室及人員管理，雖然都已運用電腦建立基本資料，但使用的是傳統的文書處理方式如EXCEL進行資料彙整工作。由於資料缺乏共同基準業務單位交換資料及查驗十分困難，經常發生資料人為錯誤或檔案版本錯誤的問題，且重複資料一再建立造成工作效率上的浪費。

• 作業程序未標準化

針對各類工程執行方式之差異從計劃先期規劃、年度計畫經費管理到工程執行管理的程序跨越多個單位，在共同資料未建立及作業程序未標準化的情況下，資料無法自動轉接，造成經費及工程進度管理上的困擾。如接受補助的縣市政府必須每月以人工方式通報工程進度及請款需求，再由各業務負責人進行業務資訊的統計工作，其程序不但曠日費時且容易出錯，對於掌握工程進度及經費之用上極為不便。

• 決策支援系統未建立

因為缺乏工程管理整合資訊系統，長官必須倚賴承辦人員提供資訊，才能進行決策作業。常為應付突發事件的咨詢資料承辦人員必須經常重新彙整所需的資訊，再加上資料來源缺乏驗證及一致性，常造成錯誤資訊的提供影響決策支援品質。

• 跨單位資訊未整合

工程管考常需整合其他單位所管控之資料提供管考資訊，例如要掌握工程帳務資訊通常由會計單位管理之帳務系統進行各工程單位進行專案經費的管理工作，但外系統資料通常以報表呈現交由人工判讀，難以透過自動化方式進行資料即時掌控。除單位內部管考作業外，各工程單位亦須配合中央管考機關開發之管考系統進行資料填報，以致各工程執行單位須針對不同系統進行重複填報，造成人力浪費與負擔。

　　針對前述現況問題，筆者參與之工程管理資訊系統建置工作團隊，分別運用導入流程再造（BPR）建立工務行政資訊化標準作業程序、資訊運籌管理（CALS）串接單位內相關管理系統資料、公共工程資料交換標準（G2G／G2B）解決跨單位工程資訊整合問題以及決策支援（DSS）提供即時資訊查詢與多元報表輸出等概念，並結合各領域專家進行相關工作的推動，以解決欲導入工程管理資訊化之單位所遭遇之現況問題且能滿足系統導入後應達成之目標。

　　以下針對規劃工程管理資訊化系統導入之四大理念：企業流程再造（BPR）、資訊運籌管理（CALS）、公共工程資料交換標準（G2G／B2G），以及決策支援（DSS），分別加以說明：

• 企業流程再造（BPR）

企業流程再造主要是對企業程序進行根本性的再思考，並重新設計，以達到成本、品質、服務和速度等績效指標的大幅提高。

其主要內容包括：

1. 檢視組織策略與各部門之工作設計；

2. 訂定部門目標與工作績效指標；

3. 改善部門間作業流程及部門工作流程；

4. 檢視部門工作內容劃分；

5. 改善部門工作內容與人力編制配置等工作。

依據品質政策與專案管理精神訂定各工務行政作業流程與管理報表，據以執行現行工程管理作業。為配合工務行政資訊化，需制定工務行政作業資訊化標準作業程序（SOP）及標準化管理表格作為工程單位工務作業依循之準則，以促使工務作業程序標準化，業務資訊化及管理指標量化之目的。

因此本專案針對BPR手法引用檢視組織策略與各部門之工作設計執行內容及改善部門間作業流程及部門工作流程為主，以建立工務作業流程資訊化標準作業流程，因應本計劃BPR工作需求相關執行步驟規劃如下圖示：

【圖1】 工務作業資訊化BPR程序

1. 主管訪談

透過各工務部門主管之訪談，瞭解與確認各單位工務管理情形，以利掌握工務管理需求全貌。

2. 啟動說明

​​​​​​​建立BPR小組，採會議方式說明作業模式、預期進度、應配合事項，降低參與者抗拒心，使後續工作易於進行。

3. 作業流程盤點

​​​​​​​透過說明及填寫盤點表，運用管理工具，如：親和圖或系統圖整理分析，透過討論達成共識全面盤點各工務單位之作業流程，找出同仁關心的重要作業流程，以作為後續改善之重點。

4. 重要作業流程確認

​​​​​​​透過訪談或問卷及流程圖之繪製，釐清重要工務資訊產出之關鍵流程，並據此做為後續改善及重新設計作業活動及流程之參考。

5. 流程現況作業模式書面化

​​​​​​​依據流程現狀內容進行書面文件化作業。

6. 流程分析與改善方向釐清

​​​​​​​依據訪談或問卷結果，透過流程圖之繪製，經由流程改善專家調整與規劃，建立資料投入與產出需求。

7. 新流程建立標準作業手冊

​​​​​​​透過討論及腦力激盪，依據前述改善後之流程建立新的作業流程，並據此修訂完成工作說明書。

8. 依據作業手冊建構資訊系統

​​​​​​​針對工務資訊化標準作業內容，作為後續工程資訊整合平台建置之依據。

• 資訊運籌管理（CALS）

導入資訊運籌管理（CALS）概念。

「所謂CALS係指，在高度電子化與資訊化的社會裡，建立全球共通性商業（設計、生產、服務）系統，以無紙化方式作業，不論政府或民間企業，將業務上所有必要的資訊予以電子化與標準化，並運用資料庫和網路系統，使得所有資訊得以快速交換共用，並據以節省產品生命週期成本，達成提昇品質目標的概念與策略。」

以上定義CALS 策略將包含四大元素（請參考圖2 CALS資訊運籌管理架構圖）：

1. 數位化的資料與國際化的標準（ISO、XML）

2. 資訊科技的引用（IT）

3. 流程的改進（BPR）

4. 產品資料整合環境的建立（ERP、KM）

 
【 圖2 】CALS資訊運籌管理架構圖

隨知識管理觀念的導入，運籌管理系統架構在提供企業推動流程再造（BPR）、整合企業資源規劃（ERP）與知識管理（KM） 的策略上扮演相當重要的角色。

系統功能需涵蓋資訊整合與資料交換機制等技術，因此為有效整合相關技術以開發出符合各項需求之功能，特依據CALS概念導入工務資訊系統開發平台以解決工程管理資訊系統開發中資訊整合、快速開發、彈性擴充與便於維護之要求。

• 公共工程資料交換標準（G2G／B2G）

行政院公共工程委員『挑戰2008：國家發展重點計畫』中提出了『公共工程資訊系統計畫』，希望藉由公共工程電子化推動機制之建立，整合公共工程產、官、學、研各界之資源，共同推動建立公共工程全生命週期各階段電子化之資訊標準，使公共工程之資訊得以交換共享，降低廠商電子化作業成本，增進工作效率，促進營建產業電子化應用。

該計畫中制定公共工程資料交換標準包括G2G（工程主辦機關對管考機關）及B2G（承辦廠商對工程主辦機關）等兩大部分，並依此資料交換標準，完成測試與導入作業。兩項標準主要內容如下所述。

1. G2G 工程進度管制資料標準

以工程會工管系統與各工程主管機關及主辦機關間工程進度資料之電子交換機制，包含標案基本資料、月進度表、月份落後原因分析資料表。

2. B2G 工程進度管理資料標準

營建廠商、監造單位及工程主辦機關於工程施工期間，對工程進展現況所應提出之定期性工程管理進度管制類報表資料，包含日報、日報附表、月報、落後原因分析表。

系統提供之資料交換機制則依據上述資料交換標準作為工程資料交換標準之規範，利用G2G標準解決單位內辦理之工程資料與工程會、補助或委託其他單位辦理之工程與受補助或受委託單位之管理系統間資料交換問題，利用B2G標準處理與顧問公司或施工廠商間施工資訊交換需求。

另外針對單位內相關業務系統間交換則以公共工程資訊交換標準為基礎，針對資料交換標準中未涵蓋的內容進行資料格式擴充，以滿足各工程資訊之流通。

資料交換方式則依據工程會公共工程資料交換標準中建議採用之Web Service 的介面進行資料交換，並透過自動交換機制之運作，使得工程主辦機關免除重複填報問題並能夠節省人力，並且可以在其系統裡先行篩選資料以符合管考機關的要求。

• 決策支援（DSS）

各資訊系統建置後進行資料收集，其目的不外乎包括資料快速查詢與資料統計分析，為達成系統建置完畢後各單位要求提升資訊查詢品質，提供主管決策依據，因此導入決策支援系統（DSS）規劃模式，以期建置出符合使用單位需求之工程管理決策資訊，規劃建置作業程序如下表：

　　透過上述決策支援資料產出程序除可作為系統資料欄位規劃之參考外，亦可加速後續資料倉儲建構時間，再佐以系統提供之資料彈性查詢界面功能，以滿足各級主管資料查詢之需求。

　　透過上述問題分析與規劃理念之分享，期能提供欲建立工程管考單位之評估參考。讓各管理資訊系統之開發與推動前可妥善規劃，讓開發之功能符合所需，以提升單位內工務行政與管考之行政效率。